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【日程調整の方法】最短で完了させるコツ【無駄な時間をなくそう!】

少人数経営のデザイン
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この記事は約5分で読めます。

※この記事は、日程調整の時間が短くしたい人向けです。
日程調整をしょっちゅうしているコバヤシ(@BizHack1)です。

仕事をしていると商談や会食をよくします。
この時、必ずしなくてはならないのが日程調整です。

日程調整は、何気に時間を取られます。
何も生まない無駄な時間は少なくしたいものです。

今回は、【日程調整の方法】最短で完了させるコツ【無駄な時間をなくそう!】について紹介します。

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日程調整にムダな時間をかけない

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日程調整を行う手順は、こんな感じです。

  • ①カレンダーをみる
  • ②空き予定を確認する
  • ③候補日をメールなどで相手に連絡する
  • ④相手からの連絡を待つ
  • ⑤再度調整

1,2回ならこれでもよいかもしれません。
けれど、商談や会食などで、しょっちゅう調整するとなると、何気に時間を取られます。

この時間って、結構ムダです。
理由を見てみます。

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時間を掛けても何も生まない

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人と会うのは、何かしらの重きを置いているからです。
だから、わざわざ出向いて人と会います。

そのため、日程調整を行う必要があります。
会う事は大事ですが、調整するのに時間をかける必要は全くありません。

調整する時間を減らすのコツを見ていきましょう。

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【日程調整の方法】最短で完了させる7個のコツ

【日程調整の方法】最短で完了させる7個のコツのイメージ画像

私がやっている日程調整のコツです。
10分くらいで終わらせているので、参考にしてください。

①誰と会うのかを決める

誰と会うのか決めます。
1対1なのか、複数人なのかを出します。
これは会う場所の大きさにかかわってくるからです。

相手によっては、予定にない人を連れてきたりもします。
そもそも最初に連絡がない時点でキー人物ではありません。
商談場所が狭ければ、キー人物と話しやすい席につき、その他の人は、別の場所に座ってもらいます。わざわざ別場所に移る必要はありません。

こういう行動をとる人は、時間を無駄にする人なので、調整能力がないです。
重要人物にもあえないので、今後は充てにしないようにしましょう。

商談だと、上司と部下や、マネージャーと開発員などがあります。

会食だと、1人の場合もありますし、10人以上なんかもザラにあります。

②候補日と場所を自分のスケジュールで決める

候補日と場所を自分のスケジュールで決めます。

やってはダメ事は相手の都合を聞くことです。
これをやると、調整を何度もやりとりすることになり、時間を消費します。

③候補日を3~5日にする

候補日の数は、3~5日くらいです。

少なすぎる場合
例えば、上司を同行してもらわなければならい、若手の人で社内調整の結果、1日しか候補日がなかった。なんてもこともあります。

ピンポイントで誠に申し訳ありませんが、ご検討の程よろしくお願い致します。

と書くことになります。
書いていいのは、既に面識があり、人間関係がある程度出来ている場合です。

どうしてもこうなる場合は、たまたま予定があえばラッキー程度と思いましょう。
こう考える時点で、そもそも会う必要はないですけどね、、、

多すぎる場合
例えば、商談なら「同じ日に複数会う事になる」飲み会なら「参加日がバラバラで絞れない」
なんてことになります。

日程範囲が広すぎるのが原因です。

④返答の締切日を決める

候補日の返答の締切日を決めます。
これを書いておくと、返答率が上がります。

1対1の場合などでは、締切日の翌朝8:00とかに、どうですか?メールだけで済みます。
それでも返答がない場合は、会う気持ちがないと判断して、ほったらかしにします。

⑤候補日と場所を早く伝える

①~④までを決めたら、さっさと相手にメールなどで連絡を入れます。

3人以上なら日程調整ツールを利用することを検討します。
3人くらいまでなら、口頭やメールの方が調整が早く、それ以上になると手間がかかります。

1回に会う機会で3人以上の飲み会などは、日程調整ツールの方が早いです。
参考:調整さん

⑥返答が早い順で日程を決定する

返答が早い順で日程を決定します。

かぶった場合
「先に予定が決まりました。」として②候補日と場所を自分都合で決めるに戻ります。

次回予定が決まってない場合
「またの機会にお願いします。」として次回予定に回します。

⑦前日か当日にリマインドする

人は忘れる生き物です。
忘れる場合があると思いましょう。

前日や当日朝にリマインドメールを送信しておきましょう。
事故や体調不良の場合もあり、当日会う予定がなくなることも把握できます。

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日程や場所を決めておくと、相手も選びやすい

日程や場所を決めておくと、相手も選びやすいのコツ

こちらで日時や場所を決めているので、相手に対して失礼じゃないのか?と思うかもしれません。
決してそんなことはありません。

「○○さんの都合に合わせるので、候補日時をいくつか頂けますか?」
こういう調整依頼をしてくる人がいます。

これって、一見「相手に合わせる」感があります。
だけど、実は先にお話した「日程調整を行う手順」である、

  • ①カレンダーをみる
  • ②空き予定を確認する
  • ③候補日をメールなどで相手に連絡する
  • ④相手からの連絡を待つ
  • ⑤再度調整

要求していることになります。

会いたい気持ちがあるなら、「日程調整を行う手順」はこちらでやりましょう。

相手には選んでもらうだけです。
結果、やりとりが減り最短で決定します。

point

「○○さんの都合に合わせるので、候補日時をいくつか頂けますか? 」は禁止

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まとめ

人に会う事は、もっとも価値があります。
対面することで、ニュアンスや表情を掴み取る事ができ、自分の考えに刺激を得る事ができます。

けれど、日程調整に時間をかけても何も生みません。
今回紹介した7個のコツで、調整時間は最短になります。

人と会う機会が多くなると、情報量も増えます。
あなたに1回会うと、2回目、3回目と会いたくなるようにしてください。

最後まで読んで頂きありがとうございました。

編集後記

若いときは、対面で1日に4,5件のアポを入れたり、面接で100人単位で調整が必要でした今は、1か月で2、3件(1日1件のみ)くらいです。 今から思うと体力あったんだなと思います。

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コバタケ@BizHack

ラジオパーソナリティー・2030SDGs認定ファシリテーター|『少人数×経営×IT×デザイン』をテーマに情報発信中。2019年から話す仕事、書く仕事をメインに再構築しています。現在アラフォーで住処は関西です。ITコンサルと開発マネジメントが得意で、中小零細企業や個人事業主、起業する人へ「これからの在り方」をサポートしています。

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