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オンライン会議【参加のコツ】は「準備する」「発言する」ことです。

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※この記事は、オンライン会議にはじめて参加する人向けです。
オンライン会議をよくやるコバヤシ(@BizHack1)です。

オンライン会議がすっかり増えました。
あなたはオンライン会議をやっていますか?

今回は、オンライン会議【参加のコツ】は「準備する」「発言する」ことです。について説明します。

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オンライン会議の参加のコツは2つ

オンライン会議に参加するときのコツはなんでしょう?
それは、「準備する」「発言する」ことです。

会議の基本である、議題(アジェンダ)、時間配分、次回のアクション(ToDo)、記録(議事録)はかわりません。

では、なぜ「準備する」と「発言する」ことが必要なのでしょうか?

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「準備する」と「発言する」が必要な理由

対面会議とオンライン会議の違いが分かりやすいです。
「準備する」と「発言する」ことを深掘りします。

準備する|会議前、会議後の時間がない

対面会議の場合は、会議前、会議後の時間があります。
例えば、

  • 資料説明を受けたが、わからない所がある
  • 議論があったが、自分にどう関係するのかわからなかった

こういう時も、同じ会議に参加する同僚や先輩に、相談や確認をすることができます。
オンライン会議では、

この時間がありません。

これは、あなたがその会議の議題について、まだ詳しくない時に困ります。
例えば、新規事業の検討会議で市場規模や事業構造、業界慣習など、あなたに知識や体験がない場合などです。

この場合、情報収集方法の1つとして、もっとも効率のよい「会議前後を使う」ができません。そのため、あなた自身がいつも以上に「準備する」必要があります。

発言する|参加者が同じ場所にいない

対面会議の場合は、参加者が同じ場所にいます。
例えば、

  • Aさんは、体調がわるそうだ
  • Bさんのさっきの発言について、あとで聞こう

こういうことは、参加者の表情や行動でわかります。
オンライン会議では、

見えないから、わかりません。

カメラが付いているとはいえ、表面的なものです。
通信環境も人により、切断や遅延が発生します。
参加している場所は、人毎に違うからです。

同じ環境にいないと、参加者の行動を推測することは困難です。
ちょっとした表情の違いがあっても、病気あけ、家族の悩みなど、より深い状況であることは、接していないとわかりません。

そのため、あなた自身がいつも以上に「発言する」必要があります。

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「準備する」と「発言する」の具体例

それでは、「準備する」と「発言する」を会議の流れに沿って具体的に説明します。

会議前

準備する 議題、資料の確認
議題をみて、質問数やタイミングを想定します。
資料は、会議前に送られてきたり、会議中に共有されることもあります。

この場合、事前に資料確認に十分な時間は取れません。
最低限、議題のリストは依頼しておきましょう。

発言する 機器の接続確認
オンライン会議では、人毎に参加場所が違います。
あなたがもっている、マイクやWebカメラなどの機器や、ZoomMicrosoft Teamsなど会議で使用する通信サービスの接続テストをしておきましょう。

会議中にトラブルがおきても、環境は人それぞれです。
参加者に聞いても解決することができません。
PCとスマホアプリの両方を用意しておき、切替できるようにしておくと安心です。

これらは、会議がはじまる5分前には完了しておきます。

会議中

準備する 会議の流れを確認
会議がはじまったら、議題と資料が間違っていないか司会者に確認します。

直前で変わっている場合もあります。

追加議題や違う資料で進行しても意味はありません。
司会者が説明しない場合もありますから、しっかりと確認しましょう。

発言する 表情、語尾、相づちを意識
よく考えて話す。は良い心構えです。
けれど、考えていることは相手に全く伝わりません。

考えながら話すと「声が小さくなりがち」で、表情がわからないため「自身がない」ように聞こえたりします。オンライン会議では、特に演出することが必要です。

表情と相づちは大げさに、語尾を上げると良いです。
自宅からだと家族もいるし、恥ずかしいかもしれません。
でも大丈夫です。慣れの問題なので、2,3回やればどうということはありません。

発言する 質問するタイミングをはかる
分からない事は、その場で聞きましょう。
「事前に用意した質問」が会議中の内容とどう関連しているのかを探ると良いです。

事前に用意した質問が、そもそも受け取り方が違うかったのか、あらたな課題なのかを仕訳します。また業界特有の専門用語なら、何をさしているのかを質問しておくと良いです。

後でメールで質問は、効果が期待できません。
そもそも理解できていないため、文章力もいりますし、悩んだ挙句、結局相手に伝わらないことも多々あります。時間の浪費になります。

準備する 議事録(次回のアクション)を確認する
議事録は、会議後に配布されることも多いでしょう。
いつ配布されるのか、確認します。
また、あなたの次回のアクション(ToDo)も確認します。

共有しておく資料をあなたがもっているなら、すぐに共有しておきましょう。

会議後

準備する 次回のアクションを整理
会議が終わったら、次回のアクションを整理します。
資料作成や人と会う日程調整、調査しなければならないことなどを、〆切日から逆算して、作業時間を見積り、実行日、時間をToDoリストに入れます。
毎日のToDoリストは時間で区切るべき【生産性を高めるToDoリスト】

作業を進めていくと、わかわらないことがたくさん出てきます。
クリアすべき課題ですので、あなた1人で解決できることなのか、あなた以外の人で解決できるのかなど、課題クリアの方法を考えておきます。

次回の会議でクリアにします。
開催までの期間が長すぎるなら、別途小さな会議を開くのもよいです。
あなた自身が司会役になることでより、問題を課題に、課題を解決する力がつきます。

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会議の質は、進行役のスキルで決まる

  • さっき、当日会議開催が決まった!
  • 時間通りに終わらない!
  • 資料が配布されない!
  • 議事録がすぐにもらえない!
  • 発言しない参加者が多くて、意味があるのかって思う!
  • なんで何回も会議をするの?
  • etc…

こういうことあると思います。
これって、オンライン会議だからではありません。
実は、司会者のスキルによります。

対面会議の場合は、「なんとなくわかる」でやれてしまうことが多いのは確かです。
けれど、5W2Hが曖昧で本来の意味ある会議ではありません。

かといって、あなたが司会者を選べないことが、ほとんどかも知れません。
こういう場合も、「準備する」「発言する」ことをやると、5W2Hがハッキリしますよ。

5W2H ⇒ 物事を正確に伝える確認事項。When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、Why(なぜ)、What(何を)、How(どのように)、How much(いくら)の7つ。

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まとめ

オンライン会議が増えてきました。

今は、回線が安定、機器性能のアップ、通信ソフトサービスも複数ある、費用も手ごろと非常に使いやすくなりました。日本で5Gが一般的になるにはまだ数年かかりますが、更に普及することは間違いありません。

今後も使えるように、参加のコツを「準備する」「発言する」で説明しました。

「無駄な会議」という言葉は、後ろ向きです。
あなたの貴重な時間を無駄にしないため、実践してみてはいかがでしょうか?

最後まで読んで頂きありがとうございました。

編集後記

今まで、Skype(スカイプ)、Whereby(ウェアバイ)※旧Appear.in(アピアイン)、Google Meet※旧Google ハングアウトなど、オンライン会議サービスを色々使ってきました。Skypeがスカイプ・テクノロジーズ社としてサービス展開していた頃からなので、はや十数年前からやっています。時間がたつのは早いものですね。

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コバタケ@BizHack

ラジオパーソナリティー・2030SDGs認定ファシリテーター|『少人数×経営×IT×デザイン』をテーマに情報発信中。2019年から話す仕事、書く仕事をメインに再構築しています。現在アラフォーで住処は関西です。ITコンサルと開発マネジメントが得意で、中小零細企業や個人事業主、起業する人へ「これからの在り方」をサポートしています。

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