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司会を任された!完全リモートワークの会議は初めて!【コツを紹介】

少人数経営のデザイン
この記事は約9分で読めます。

※この記事は、リモートワークのオンライン会議司会をはじめてする人向けです。
司会することが多いコバヤシ(@BizHack1)です。

リモートワーク、テレワークが増えました。
あなたは、会議の司会に慣れています。
けれど、リモートワークでのオンライン会議は初めてです。

今回は、司会を任された!完全リモートワークの会議は初めて!【コツを紹介】について解説します。

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完全なリモートワークであることを理解する

経験豊富なあなたは、企画や営業会議のみならず、経営会議の司会進行まで努めていたかもしれません。各地の支店会議では、TV会議をやっていたかもしれません。

けれど、完全リモートワークでのオンライン会議は初めてです。

あなた
あなた

TV会議は経験してるよ?何がちがうの?

って思うかもしれません。
どう違うのか、みていきます。

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TV会議と完全リモートワークのオンライン会議の違い

先の例にある”各地の支店会議のTV会議”は、司会は本社で参加は支店ごとです。
“完全リモートワークのオンライン会議”は、司会者、参加者とも個人の自宅であることが多いです。

違うところは、セキュリティーや回線を整備しているのは誰なのか?です。

  • 各地の支店会議のTV会議 ⇒ 会社
  • 完全リモートワークのオンライン会議 ⇒ 個人

今までのTV会議は、リモートワークではありません。
リモートワークは、個人の環境に依存します。

これがTV会議と完全リモートワークのオンライン会議の違いです。

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違いを”会議の流れ”にあてはめる

今は、ZoomMicrosoft Teamsなどで簡単に誰でもオンライン通話・ビデオが出来ます。リモートワークは、これから益々増えます。

個人の環境に依存するリモートワークでは、こんなことが起こります。

  • 自宅のアパートで音漏れがスゴイかもしれない
  • 子供が動画をみまくって、回線スピードが遅くなるかもしれない
  • 接続機器が古いPCやスマホやルーターかもしれない
  • 部屋の構造や材質上、回線が飛ばないかもしれない
  • 賃貸だから回線工事できないかもしれない
  • etc…

これを踏まえた上で、実際のオンライン会議の流れを元に説明します。

会議前|6つのポイント

①推奨環境・接続確認
参加者にどういう環境で参加してほしいのかを聞いておきます。
推奨環境が用意できない場合は、会議に参加できません。

  • 使用するオンライン通話・ビデオサービスの使い方
  • カメラのON/OFF
  • 音声の確認方法
  • PCやスマホの簡単なスペック
  • 電話がならないように
  • マイクの有無
  • 接続確認方法
  • etc…

会議がはじまると、音声が聞こえない、ビデオがONになっていないことが多いです。
これはプライベート保護のため、最初の設定でOFFになっているためです。
参加者に接続確認を済ませてもらいましょう。

②会議のURL
参加者に会議のURLを送ります。
予約のできるオンライン通話・ビデオサービスを使うと便利です。
参加5分前にはURLをクリックしてもらい、待機して頂く旨も伝えておきます。
あなたも5分前には接続しておきましょう。

ちょっとしたコツ|開始時間を5分遅らせる

開始時間を13:00からとすると、12:55に待機しなくてはなりません。開始時間を13:05にしておけば、13:00から待機すればよいです。これは、きちんと時間を守っている参加者に損をさせないことと、遅れるてくる参加者をある程度救済できます。

③会議内容
参加者に事前に議題(アジェンダ)や資料を送ります。
資料は、会議前にみておく必要があるものだけで良いです。
会議中に参照するだけのものは不要です。

④記録の方法
会議の議事録や備忘録のフォーマットを作っておきます。
会議終了前に配布することが前提です。

また、専門的な会議で言葉のニュアンスを確かめる必要があるなど、何度も見直さなければならないなら、オンライン通話・ビデオサービスの録画機能を使うのも良いです。

記録係が、司会者側で用意できるなら、それに越したことはありません。

ちょっとしたコツ|備忘録は会議中につくる

後から配布をしているなら、ちょうど良い機会だと思って止めてみてはいかがでしょう?びっくりするほど時間が浮きます。

⑤会議中の対処方法
参加者に会議中におこりそうな事例の対処方法を伝えておきます。
伝え方は、議題や資料の配布時で構いません。
Googleスプレッドシートなどの共有URLに記載しておくのも良いです。

  • 通信がきれた場合
  • トイレに行きたい場合
  • 発言が聞こえなかった場合
  • 画面共有が見えない場合
  • カメラが止まった場合
  • スマホの充電がきれた場合
  • 質問したい場合
  • etc…

トイレの場合によくおきますが、カメラの切り忘れは多いです。
参加者が慣れているとは限りません。

⑥司会補佐の有無
あなたは、リモートワークのオンライン会議では、はじめての司会です。
リモートワークは、あなたのITスキルを要求します。

自分よりITスキルが高い参加者に補佐を依頼しましょう。
事前に15分ほど打ち合わせしておくと良いです。
打合せ内容は、通信が切れた場合など、オンラインならではの対処法を中心にします。

あなた
あなた

はじめての司会だけど、参加者と会うのもはじめてだ!

なんてこともあります。
この時は、残念ながら司会補佐は期待できません。
ITスキルに自信がないなら、参加者に伝えておきましょう。

会議中|7つのポイント

①アイスブレーク(チェックインタイム)
参加者が発言しやすい場をつくります。
名前と参加目的だけでも構いません。

チームや支社単位で複数人参加しているなら、代表者に話してもらいます。
1人30秒から1分で十分です。

②ルールの説明
カメラがあるとはいえ、参加者の表情や行動は見えないです。
対面とちがい、参加者との普段からの接触はありませんし、人間の五感を使っての判断にも期待できません。そこで、オンラインならではとしてルールを説明します。

  • マイク性能も違うから ⇒ 語尾をあげてもらう
  • カメラ性能も違うから ⇒ 相づちを大げさ目にしてもらう
  • はじめての人もいるから ⇒ 名前を名乗ってもらう
  • 誰に話しているかわからないから ⇒ 相手の名前を名乗ってもらう
  • 話終りがわからないから ⇒ 以上です。と言ってもらう
  • etc…

じつはこれ、対面の会議でも同じことですが、司会者の五感を使うことが出来ないオンラインでは、より必須なルールになります。

③会議の流れ説明
参加者に本日の流れを説明します。

  • 議題ごとに何分使うのか
  • 質問はどのタイミングで受け付けるのか
  • 誰が参加しているのか
  • 参加者の役割分担はなにか
  • 参加者の立ち位置はなにか
  • etc…

会議中の対処方法も説明しておきます。
特にトイレのように生理現象でどうしようもないものは伝えておきましょう。

④画面共有を使う
司会者は資料を画面共有しながら進行します。

参加者の機器が急に壊れるなど、突発的なトラブルで見えない人がでることもあります。けれど、事前資料の配布をしてますから、画面共有できなくても進行に支障はでません。
頁数と見出しナンバーを声に出して言う事が大事です。

ちょっとしたコツ|資料には頁と見出しナンバーを入れる

頁と見出しにナンバーをいれます。外国人でも通じます。これは、資料作成の基本です。

⑤管理機能を使う
司会者はオンライン通話・ビデオの管理機能が使えます。
「一斉ミュート・ビデオ、チャットOFF」「参加者側の画面共有」などが便利です。

これらの機能は、使用するオンライン通話・ビデオによって機能が違い、有料プランであることが多いです。

⑥議事録・備忘録をとる
会議の進行中に、議事録や備忘録を完成させます。
WindowsやMAC、iOSやandroidの標準のテキストソフトやメモアプリで構いません。
画面共有しながら、文章化していきます。

  • 箇条書きで書く
  • 議題に「決定」「保留」「中止」をラベル付する
  • 5W2Hを入れる
  • タスクに担当者をあてる
  • 次回会議日程を(仮押さえでも)する
  • etc…

リアルタイムで共有しているため、参加者から意義はでません。
その他「日程調整しなくてよい」「修正の必要なし」「後から配布しなくてよい」の効果が見込めます。

ちょっとしたコツ|参加者にメモをもらう

タスクを参加者にあて、そのタスクに時間や数量をメモでもらいます。画面共有してもらい修正箇所を指摘します。できたメモをチャットなどでもらい、議事録の後ろに貼り付けておきます。参加者自身が書いているため、より意識が高まります。

⑦会議の終わり(チェックアウトタイム)
参加者に今回の会議について発言してもらいます。
理解度と納得度を知り、参加者の次アクションが想定できているかを確認します。

会議後|ポイントなし

会議が終わったら、今回の会議の振り返りと、次回のアクションを整理します。
目的に対してどうだったのかを把握します。

  • どの程度の進捗状況だったか
  • 参加者は適切だったか
  • 問題点はなんだったか
  • 課題点がみえたか
  • etc…

これは、対面会議でも同じことです。
オンライン会議特有のことはありません。

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会議に本当に必要な参加者を選ぶ

司会で困るのが、聞くだけの参加者(オブザーバー)が多い時です。
内容を理解しているのか判断できません。

オンライン会議では、参加者と毎日顔を合わせている訳ではありません。
参加者と接触頻度が低ければ、仕事だけでなく、ちょっとした体調、生活の変化を知ることはできません。

会議は時間内で生産性を上げなければなりませんが、矛盾します。
矛盾を解決するには、聞くだけの参加者を呼ばないスタンスにすることです。

あなた
あなた

えっ、聞くだけ参加者をほったらかしにするの?

イイエ。違います。

例えば、

  • 新人の社員がいて会議の場を経験させたいなら、
    ⇒ あなたが教育するという責任を持って参加させます。
  • スゴイ専門知識をもっているけど、話ベタな人なら、
    ⇒ あなたが進行を促し専門的なことを話してもらえば良いです。

いずれの場合も、会議中には解決できません。
会議の前後を使って、OJTなどコミュニケーション時間をとります。
この時間が取れない聞くだけの参加者は、会議に出る参加者が呼んできた人になるので、あなたが気にすることではありません。

そういう意味で、聞くだけ参加者を呼ばないスタンスをとるべきです。

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まとめ

リモートワークのオンライン会議で、はじめて司会をするあなたに向け解説しました。

オンライン会議の前にリモートワークであることを理解すると問題がみえてきます。
問題がみえれば、課題になり解決できます。

個人のプライベートへの配慮として、化粧や服装、部屋の様子を見ないようにするためにカメラOFFで進めたいかもしれません。
これは、いくつかオンライン会議をこなしてからでもよいです。

リモートワークのオンライン会議では、司会者、参加者が同じ場所にいません。
同じ場所にいない中での司会進行は、思った以上に疲れます。
参加者がカメラで見えると、ずいぶん気楽になります。

ポイントを押えて司会をしてみてください。

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最後まで読んで頂きありがとうございました。

編集後記

これからのリモートワークのオンライン会議では、「会議ではじめて会った」なんてことも多くなります。私は、8割ほどがオンライン会議ですが、対面時よりずっと回数を減らしました。気配りって、とっても疲れますからね。

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コバタケ@BizHack

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