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アイスブレイクの1つ、チェックインはオンライン会議に必須です。

少人数経営のデザイン
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※この記事は、オンライン会議の進行役向けです。
オンライン会議の進行役をやる事が多いコバヤシ(@BizHack1)です。

アイスブレイクの1つである、チェックインですがオンライン会議に取り入れると、随分と会議後の充実感が違ってきます。

今回は、アイスブレイクの1つ、チェックインはオンライン会議に必須です。を解説します。

BizHack MEDIA Vol.47| 2021.07.21,28/2021年07月21,28日配信「第47回放送」
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オンライン会議にチェックインは必須

研修やセミナーに参加すると始まる前に「1分で隣の方と自己紹介をしてください!」とか「クイズをするので答えてください!」などの体験をしたことがあると思います。

これは「アイスブレイク」という場の雰囲気を和ませるための手法で「チェックイン」はアイスブレイクの1つです。

チェックインの前提は参加者全員が順番に話すことになりますが、これがオンライン会議にとても相性がイイんです。

アイスブレイクの目的
参加者の緊張感をほぐして内容に入りやすくすることで、年上や年下、ベテランや初心者などには関係なくフラットに誰でも発言できる雰囲気を作る事で、参画意識を高めます。
前述の「クイズをするので答えてください!」のようにワークも含まれ、会議だけでなく研修やセミナーなど幅広く使うことができます。

オンラインでは空気が読めない

参加者が会議室という場所に1人もいないのがオンライン会議です。

誰もいないのに、その場の雰囲気を感じることなんてできないですよね。
どんなに気遣いが出来る人でも「空気を読む」ことは限界があります。

チェックインは「空気を読む」必要がありません。
「言葉」を使う(=バーバル・コミュニケーション)だけですから。

バーバル・コミュニケーションとは?
言葉による「言語コミュニケーション」のこと。
対義語としてノンバーバル・コミュニケーションがあり表情、身振り手振り、絵文字、イラストなど「非言語によるコミュニケーション」がある。

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チェックインのルール

それでは、チェックインのルールをみていきます。

【グラウンドルール】全員が発言する(重要)

「参加者全員が順番に話すこと」が必須です。

進行役(=ファシリテーター)は、全員が発言できるように振っていきましょう。

point! チェックインにかける時間は?
1人1分が目安です。
人数が少ない場合は、2分など多めにとっても良いでしょう。

point! チェックインの人数は?
5人までが目安です。
発言だけでなく、受け答えも入るので、1.5~2倍ほどの時間がかかります。

参加者が多い場合は?

参加者が多い場合は、グループわけして同時に進めることで、全体時間をコントロールできます。

例)参加者10人で1時間会議の場合
Zoomのブレイクアウトルームを使って、5分後にメインルームに戻す設定をしておきます。
1グールプ5人なら2グループになります。

全員で参加者の情報共有はできませんが、少人数にすることで少なくともそのグループ内での共有意識は高まります。

そもそも参加者10人になるようなものは「会議」ではないかもしれません。
会議の内容を見直す方が良いでしょう。

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オンライン会議で必須な3つのルール

司会を任された!完全リモートワークの会議は初めて!【コツを紹介】 でも触れていますが、オンライン会議で必須なルールは3つあります。

① 進行役が口火をきる

オフライン会議のように自然発生的に場の雰囲気が和むことはありません。

進行役が口火をきって進行しましょう。

「チェックインをはじめます」
「今回のお題は、〇〇〇です」
「1人1分でお願いします」

こんな感じです。

② 発言は、名前と終わりを告げる

オンライン会議はバーチャルなネット上の空間ですから、

  • どこにいようが参加できるので、まったく知らない参加者もいる
  • 今、誰が話していて、話が終わったのかがわからない

こういうことになります。

そこで以下のような「ひとこと」をいれましょう。

「名前」を名乗ってから発言してください。
発言が終わったら「以上です」と言いましょう。

③ オーバーリアクション

オンライン会議はカメラをとおして参加者をみていますが、微笑みなどは見えにくいため、オーバーリアクション(=ノンバーバル・コミュニケーション)を心がけてもらいましょう。

Zoomなどのオンラインビデオシステムには拍手や笑顔などのアイコンがついているので、積極的に使ってもらうのも良いです。

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チェックイン 5つの手順

開始の宣言

進行役は「チェックインはじめます!」などストレートに宣言します。

point! チェックインを知らない参加者がいた場合は?
宣言してから「チェックインを知らない方いますか?」と聞いてから、チェックインの説明をします。

ネタの発表

進行役がネタを発表します。

参加者に決めてもらうのは、マイナーなものや公序良俗をムシしたネタになることがあるため、おすすめしません。

チェックインにどういうネタが良いのかは後述します。

順番を発表

進行役が順番を決めます。

point! 「時計周りで」が出来ない理由
会議アプリの画面表示順が全員同じとは限りませんし、参加者の端末(PCやスマホ、タブレットなど)により見え方が違うためです。

チェックインに慣れている参加者なら「誰からでも」も通じますが、統一しておくと楽です。

簡単な順番の決め方例
  • 進行役のホスト画面の参加者一覧の上から順に指名
  • 生まれ月の1月から順番
ネタを話す

指名された参加者がエピソードを話します。

全員初見の場合は、進行役からで始めましょう。

終了宣言

進行役が終了宣言します。

参加者に「ありがとうございました!」と感謝の意を表します。

「では、会議に移ります」と言い、終了宣言をします。

きちんと切替して本題に入ります。

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チェックイン 4つのネタ

ネタは、会議と関係ない簡単ないものにして、パーソナルな部分が出やすいようにします。

発言者に興味を引くことが出来る、ネタの方向性をいくつか上げたので参考にしてください。

日常的なもの
  • 好き/苦手な食べ物は?
  • 休日の過ごし方は?
  • 最近買ったものでお気に入りは何?
季節を元に
  • 〇〇〇の春といえば
  • 好きな季節は何?
  • 夏休みは何をする?
想い出を使う
  • 最近の面白かったことは?
  • 子供の時の遊びは何?
  • 好きな曲は何?
地元や生まれ
  • 生まれの場所の名産は?
  • 地元の観光スポットは?
  • 地元の良いとこと/悪いところは何?
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会議の終わりにはチェックアウト

チェックインがあったのだから、チェックアウトもあります。

やり方は、チェックインと同じ1人1分ほどで参加者全員が発言します。

ネタは何でもよいのですが、会議の流れ上「議題に対して自分なりのまとめ、感想」になることがほとんどで、会議で疲れている頭に、別のことを話すと更に疲れますから自然な現象です。

時間切れで「チェックアウトなし」になることもありますが、あまり重視はしていません。

唯一議論が次回に持ち越す時に、今回の会議を〆るのに便利かもしれません。

例えば、進行役が「あっ、この会議次回に持ち越すな」と感じたら、

「次回に持ち越しましょう」
「区切りを持ちたいので、チェックアウトに移ります」

などの使い方です。

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まとめ

今回は、アイスブレイクの1つ、チェックインはオンライン会議に必須です。を解説しました。

一番効果があるのは、週次ミーティングのような継続性のある定例会議で、続けていくと、会議がスムーズになり驚くことでしょう。

話しやすい雰囲気になることで、どんどん会話が進み活性化していきます。

せっかくの良い雰囲気を壊したくないですから、会議前の準備をするようになり、会議の時間が短くなることも多いです。

空気を読むことができないオンライン会議でチェックインは必須です。

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最後まで読んで頂きありがとうございました。

編集後記

チェックインは、継続的にできるなら会議だけでなく、研修やワークショプ、セミナーにも使えます。バーチャルな空間でありオンラインにはとても相性が良い方法です。

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コバタケ@BizHack

ラジオパーソナリティー・2030SDGs認定ファシリテーター|『少人数×経営×IT×デザイン』をテーマに情報発信中。2019年から話す仕事、書く仕事をメインに再構築しています。現在アラフォーで住処は関西です。ITコンサルと開発マネジメントが得意で、中小零細企業や個人事業主、起業する人へ「これからの在り方」をサポートしています。

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