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始まる前の待機時間はLive Curtainを表示する【Web会議司会のコツ】

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※この記事は、web会議の司会をしている人向けです。
司会をすることが多いコバヤシ(@BizHack1)です。

ZoomMicrosoft TeamsGoogle Meetなど、web会議が増えました。

司会をすることが多いホストのあなたは、会議の開始前に待機していることでしょう。
この待機時間は、参加者が入ってくるので、結構気を遣います。

今回は、司会・参加者共に気兼ねしないコツとして、
始まる前の待機時間はLive Curtainを表示する【Web会議司会のコツ】を紹介します。

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待機時間は生産性がないムダな時間

web会議は大抵の場合、始まる時間の前に会議室を開けておきます。

内輪の集まりなら、直前で良いのかも知れませんが、初めて会う人や、商談先の方だとそういう訳にもいきません。

15:00に始まるなら、5~10分前の14:50~14:55ぐらいでしょうか。

たかが、5分や10分と思うなかれ、月に10回の会議をしているなら、50~100分=0.8~1.6時間になり、年に換算すると600~1200分=10~20時間が生産性のない時間となります。

司会者からすると、この生産性のない時間も「会議時間」になります。
待機時間は、生産性のないムダな時間です。

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司会・参加者共に気兼ねしないコツ

「画面に注意を払わないこと」が、気兼ねしないコツです。

待機時間を解消するために、web会議ツールにある画面共有機能を使って、開催情報である、会議名や開始時間を書いた「壁紙やパワーポイントを全画面表示」をよく見かけます。

特に会議の設計をせずとも、会議の回数が増えることで自ずと「ムダだなぁ」と思うようになりますし、至極まっとうな対応です。

参加者も始まる時間がわかりますので、気兼ねすることなく待機できます。

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Live Curtainを紹介

「壁紙やパワーポイントを全画面表示」をもっと簡単にできるツール「Live Curtain(ライブカーテン)」を紹介します。

Live Curtain 公式ホームページより
Live Curtain 公式ホームページより

Live Curtainの使い方はシンプルで、[Customize」にある、メッセージ、時間、カラーを選択するだけです。

Live CurtainのCustomize画面

カウントダウンが終わっても、音も鳴らないし、会議ツールが開始されることもありません。

メッセージは1行しか入りませんし文字のサイズも変更できません。
自ずと一番伝えたいことのみに集約されますので、とても気に入っています。

以下はカラーバリエーションです。(2021年3月26日現在)

Live Curtainのカラーバリエーション[Tropical]
[Tropical]
Live Curtainのカラーバリエーション[Sunrise]
[Sunrise]
Live Curtainのカラーバリエーション[Space]
[Space]
Live Curtainのカラーバリエーション[Purple]雲が左から右に流れるアニメーションがある
[Purple]雲が左から右に流れるアニメーションがある
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伝えたい情報がある場合はどうする?

では、もっと情報を伝えるにはどうすればよいでしょうか?

例えば、先の開催情報の他にも、質疑応答の方法やカメラやマイクのミュートの操作が参加者任意で選択できるのか?、トイレなどで離席するにはどうすれば良いか?など、会議のルールが当てはまるかも知れません。

こういう場面では、メモ帳やGoogleドキュメントなどのテキストエデイターに書いておき「Live Curtain」の上に表示しておくとよいです。

Live Curtainは、最低限必要な1行メッセージ、時間、カラーがあるため、デザイン的にもそれなりの体裁を担保してくれます。

そのため、他の情報は文字のみでも、手抜き感が和らぎます。
壁紙やパワーポイントでキレイにしようとすると、それなりの作成時間がかかりますが、これも不要になります。

私も開催情報を「全画面表示」にしていましたが、Live Curtainを知ってから止めました。

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まとめ

今回は、web会議の待機時間に使うLive Curtainを紹介しました。

Live Curtainは、メッセージ、時間、カラーと最低限の機能のみで構成されています。
他のシンプルなツールとの組み合わせで、難しい知識や技能は必要なく、アイディアのみで可能性を広げることが出来ます。

web会議の司会をしているなら検討してみてはいかがでしょうか?

最後まで読んで頂きありがとうございました。

編集後記

お気に入りの補助的に使うツールは「シンプルで使い勝手が良い」ものです。別のツールを組み合わせるときは、やりたいことが「1,2個の機能×1個のデザイン」ぐらいになるよう調整するのがコツです。

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コバタケ@BizHack

ラジオパーソナリティー・2030SDGs認定ファシリテーター|『少人数×経営×IT×デザイン』をテーマに情報発信中。2019年から話す仕事、書く仕事をメインに再構築しています。現在アラフォーで住処は関西です。ITコンサルと開発マネジメントが得意で、中小零細企業や個人事業主、起業する人へ「これからの在り方」をサポートしています。

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