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Notionの魅力はデータベース。タスク時間の予績を作り2週間運用した結果

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この記事は約7分で読めます。

※この記事は、ノートアプリ探している人向けです。
Notion(ノーション)のデータベースに魅力を感じたコバヤシ(@BizHack1)です。

今回は、Notionの魅力はデータベース。タスク時間の予績を作り2週間運用した結果を紹介します。

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Notionとは?

公式サイトより

Notionは、Wikiやドキュメント、データベース機能、共有機能、多彩なビュー表示、豊富なテンプレート等、高機能なノートアプリです。


特に、ノートアプリで簡易とはいえ、データベースが使える事が大きく、多彩なビュー切り替え(テーブル・リスト・カレンダー・kanbanボード・タイムライン)に対応しているので、タスク管理やプロジェクト管理に重宝します。

対して高機能であるが故に、学習コストが必要ですから、難しいアプリかも知れません。

公式サイト:Notion

Notionの料金プラン

Notionの料金プランは、以下の4つです。

  • パーソナル 無料
  • パーソナル Pro $5/月($4/年)
  • チーム $10/月($8/年)
  • エンタープライズ 要問合せ
    ※2022年8月現在
Notionの料金表(2022年8月現在)画像
2022年8月現在

無料のパーソナルプランは「メンバー自分のみ・ゲスト5人まで、ファイルアップロード5MBまで」などの制限がありますが、基本的な機能は利用することが出来ます。

もちろん、データベースも無料で使う事が出来ます。

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Notionのデータベースに魅了を感じた理由

私は以前から、以下の手順でタスクやToDOを管理していました。

  1. Evernote → 発生するタスクを書き溜める
  2. toggl track → ToDo毎に時間を計測する
  3. エクセル → 毎週日曜日に1週間分の実績時間をtoggl trackから入力する
  4. エクセル → 前週書き溜めたタスクを整理する
  5. エクセル → タスクに予定工数を各週毎に入れる
  6. エクセル → 1日の予定時間を調整する
  7. Evernote → 6.で調整した時間を週次表として入れる
  8. Evernote → 7.で作成した週次表の上に毎日のToDoを書き込み運用

以下のように毎週100分ほどかかっています。

  • 前日の実績と毎日の入力:70分/週(10分×7日)
  • 前週実績と翌週予定設計:30分/週

1年で10日間の計算です。
※1日8時間換算。80時間=4800分=100分/週×4週/月×12か月

この時間を確保している為、日々の時間コントーロールが出来ている訳ですが、もっと自動化すれば30%位は浮くんじゃないかと常々思っていました。

エクセルのマクロを組む。IFTTTで連携させる。

など方法は思いつくのですが、時間を割くに至らず二の足を踏んでいました。
そんな時「Notionというノートアプリがデータベース機能を持っている」と知ります。

公式サイトでNotionのデータベース機能をみてみると、データを取り出せたり、計算式が使えるようです。だったらアリなんじゃないか?と思った次第です。

これが、Notionのデータベースに魅了を感じた理由です。

今回紹介するのは、以下を組み込んだNotionのデータベースを使った「タスクの時間を管理」です。

  • データを取り出す=プロパティの種類にロールアップとリレーション
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「タスクの時間を管理」を作ってみる

それでは、データベースをどのように使ったのか見ていきましょう。

作成したデータベースは以下の2つで、

  • 「予定」参照用データベースを作成する
  • 「実績」入力用データベースを作成する

ついでにToDoも作成し2週間運用してみました。

「予定」参照用データベース

まずは、以下の画像のような「予定」の参照用データベースを作りました。

Notionの「予定」参照用データベース画像
項目  プロパティ     内容
IDタイトル参照用ID
種別テキストプロジェクト名
分類テキスト個別タスク
時間関数(合計)予定曜日時間の合計
曜日数値予定日~土曜日工数
計算合計値一番下の行にある計算式
参照用データベースの構造

この月の月予定は、既にエクセルで作成済みで、残タスク時間や割り込みタスクなどを調整しています。

エクセルの月次タスク予実管理表画像

この調整済み数値を、先の項目/曜日に数値入力しています。

「実績」入力用データベース

次に、以下の画像のような「実績」入力用データベースを作りました。
当日以外と参照は、非表示にして「曜日実」部分に実績値を入れます。

Notionの「「実績」入力用データベース画像
項目プロパティ内容
種別テキストプロジェクト名
分類テキスト個別タスク
参照リレーション参照用データベースのID
時間予ロールアップ参照用データベースの時間
時間実関数(合計)実績曜日時間の合計
差分関数
prop(“時間予”) – prop(“時間実”)
予定と実績時間の差分
消化できているか数値把握
曜日予ロールアップ参照用データベースの曜日
曜日実数値実績日~土曜日工数
計算合計値一番下の行にある計算式
入力用データベースの構造

これで、そのタスクの予定と実績時間の差分がわかるようになりました。

プロジェクト毎の集計表など

プロジェクト毎や種別毎の集計表なども別で作成しました。

プロジェクト毎の集計表画像
プロジェクト毎の集計表
種別ごとの集計表画像
種別ごとの集計表

また、先の「予定」にフィルターのソート等で目的別にビューを作り、タブ切替で閲覧出来るようにもしました。

5つのテーブルビューを設定画像
事例では、5つのテーブルビューを設定

これらは、どちらの方が使い安いのかを比較する為に作成しています。
いずれにしても、データベースが使えると、時間をかけず目的の情報にたどり着けることが強みです。

「ToDo」を使ってみる

Notionを知ってから、先のデータベースを作成するまでに6時間かかったのですが、元々10時間を見込んでいたので、ついでにToDoも使ってみます。

NotionのToDoテンプレートを利用した画像

ToDoは、データベースと連動せず、Notionのテンプレートのまま使用しています。

色んな事を詰めすぎると、管理を管理することになりがちですから「とりあえず使ってみる」から始めます。

「週次予定表」目次ページ

最後に、視認性を高めたり、アクセス導線の高速化のため、先に作ったデータベース群とToDoを一覧できる以下の目次ページを作ります。

「週次予定表」目次ページ画像
「ToDo」「実績ー入力」のようにデータ量が多く、描画が重くなりそうなものは、トグルで内包しておくと良い

表示項目は以下の通りです。

表示項目  内容
見出し週番号(対応する月日)
週間表曜日と対応する日
タスク仕事を進めていくうちに出てくる追加タスク
ToDo毎日のToDo(トグルで非表示)
実績「実績」入力用データベース(トグルで非表示)
予定集計A
予定種別
予定「予定」参照用データベース

目次のように、情報を集積させることは、サイドビューより必要な項目をドラッグ&ドロップで配置すればよいだけなので、簡単に作成できます。

「週次予定表」目次ページ画像
階層構造で補油時されるサイドビュー

これで、作成は終了です。

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2週間運用してみた結果

さて、2週間運用後の結果を見てみましょう。

所感は以下の感じです。

  • 毎日のタスクは、ToDoだけ見る
  • 実績入力は、ランチ前、仕事終了後、仕事後タスクは、翌朝一の3回
  • 入力はPCのみ、iPadは閲覧
  • 目次ページの追加タスクは役に立つ
  • ToDoとタスク連動できるとなおヨシ
  • 1週目は設定があり時間がかかった
  • 2週目は1週目のコピペなのでアッという間
  • タスクとプロジェクトはそれぞれmasterデータを持った方が良い

次にかかった時間を見てみます。

計測項目Notionエクセル
前日の実績と毎日の入力35分/週(5分×7日)70分/週(10分×7日)
前週実績と翌週予定設計30分/週30分/週
合計65分100分

週35分の短縮で、1年だと10日間が6.5日間です。

  • Notion 6.5日間 ≒ 52時間 = 3120分 = 65分/週×4週/月×12か月
  • エクセル 10日間 ≒ 80時間 = 4800分 = 100分/週×4週/月×12か月
    ※1日8時間換算

実に35%の工数削減です。

予想は30%でしたので、大きな成果と言えます。

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まとめ

今回は、ノートアプリNotionの魅力であるデータベースを使って、タスク時間の予績を作成し2週間運用した結果を紹介しました。

結果は上々で、35%の工数削減に成功しました。
Notionのデータベースや関数は、簡易であり複雑化しないので、ちょうど良い塩梅です。

学習コストが少し必要ですが、Notionのようなノートアプリでデータベースが使える製品は他にないので、データベースに魅力を感じることが出来るなら検討してみて下さい。

逆にデータベースが必要なく、ブログなど文章の書きやすさや動作の軽さを求めるなら、UpNoteをお勧めします。

関連記事:ノートアプリUpNoteのメリット・デメリット

最後まで読んで頂きありがとうございました。

編集後記

Notionは設計思想が優れていているなと感じました。ノーコードがこういうものだとするなら、とっつきやすいのでアリだと思います。読書や映画などの趣味のデータベースを作ってみたいな。と思いました。

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コバタケ@BizHack

ラジオパーソナリティー・2030SDGs認定ファシリテーター|『少人数×経営×IT×デザイン』をテーマに情報発信中。2019年から話す仕事、書く仕事をメインに再構築しています。現在アラフォーで住処は関西です。ITコンサルと開発マネジメントが得意で、中小零細企業や個人事業主、起業する人へ「これからの在り方」をサポートしています。

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