Notionの魅力はデータベース。タスク時間の予績を作り2週間運用した結果

※この記事は、ノートアプリ探している人向けです。
Notion（ノーション）のデータベースに魅力を感じたコバヤシ（@BizHack1）です。

今回は、Notionの魅力はデータベース。タスク時間の予績を作り2週間運用した結果を紹介します。

Notionとは？

Notionは、Wikiやドキュメント、データベース機能、共有機能、多彩なビュー表示、豊富なテンプレート等、高機能なノートアプリです。

特に、ノートアプリで簡易とはいえ、データベースが使える事が大きく、多彩なビュー切り替え（テーブル・リスト・カレンダー・kanbanボード・タイムライン）に対応しているので、タスク管理やプロジェクト管理に重宝します。

対して高機能であるが故に、学習コストが必要ですから、難しいアプリかも知れません。

公式サイト：Notion

Notionの料金プラン

Notionの料金プランは、以下の4つです。

無料のパーソナルプランは「メンバー自分のみ・ゲスト5人まで、ファイルアップロード5MBまで」などの制限がありますが、基本的な機能は利用することが出来ます。

もちろん、データベースも無料で使う事が出来ます。

Notionのデータベースに魅了を感じた理由

私は以前から、以下の手順でタスクやToDOを管理していました。

以下のように毎週100分ほどかかっています。

• 前日の実績と毎日の入力：70分/週（10分×7日）
• 前週実績と翌週予定設計：30分/週

1年で10日間の計算です。
※1日8時間換算。80時間＝4800分＝100分/週×4週/月×12か月

この時間を確保している為、日々の時間コントーロールが出来ている訳ですが、もっと自動化すれば30%位は浮くんじゃないかと常々思っていました。

エクセルのマクロを組む。IFTTTで連携させる。

など方法は思いつくのですが、時間を割くに至らず二の足を踏んでいました。
そんな時「Notionというノートアプリがデータベース機能を持っている」と知ります。

公式サイトでNotionのデータベース機能をみてみると、データを取り出せたり、計算式が使えるようです。だったらアリなんじゃないか？と思った次第です。

これが、Notionのデータベースに魅了を感じた理由です。

今回紹介するのは、以下を組み込んだNotionのデータベースを使った「タスクの時間を管理」です。

• データを取り出す=プロパティの種類にロールアップとリレーション

「タスクの時間を管理」を作ってみる

それでは、データベースをどのように使ったのか見ていきましょう。

作成したデータベースは以下の２つで、

• 「予定」参照用データベースを作成する
• 「実績」入力用データベースを作成する

ついでにToDoも作成し、2週間運用してみました。

「予定」参照用データベース

まずは、以下の画像のような「予定」の参照用データベースを作りました。

項目	プロパティ	内容
ID	タイトル	参照用ID
種別	テキスト	プロジェクト名
分類	テキスト	個別タスク
時間	関数（合計）	予定曜日時間の合計
曜日	数値	予定日～土曜日工数
計算	合計値	一番下の行にある計算式

この月の月予定は、既にエクセルで作成済みで、残タスク時間や割り込みタスクなどを調整しています。

この調整済み数値を、先の項目/曜日に数値入力しています。

「実績」入力用データベース

次に、以下の画像のような「実績」入力用データベースを作りました。
当日以外と参照は、非表示にして「曜日実」部分に実績値を入れます。

項目	プロパティ	内容
種別	テキスト	プロジェクト名
分類	テキスト	個別タスク
参照	リレーション	参照用データベースのID
時間予	ロールアップ	参照用データベースの時間
時間実	関数（合計）	実績曜日時間の合計
差分	関数 prop(“時間予”) – prop(“時間実”)	予定と実績時間の差分 消化できているか数値把握
曜日予	ロールアップ	参照用データベースの曜日
曜日実	数値	実績日～土曜日工数
計算	合計値	一番下の行にある計算式

これで、そのタスクの予定と実績時間の差分がわかるようになりました。

プロジェクト毎の集計表など

プロジェクト毎や種別毎の集計表なども別で作成しました。

また、先の「予定」にフィルターのソート等で目的別にビューを作り、タブ切替で閲覧出来るようにもしました。

これらは、どちらの方が使い安いのかを比較する為に作成しています。
いずれにしても、データベースが使えると、時間をかけず目的の情報にたどり着けることが強みです。

「ToDo」を使ってみる

Notionを知ってから、先のデータベースを作成するまでに6時間かかったのですが、元々10時間を見込んでいたので、ついでにToDoも使ってみます。

ToDoは、データベースと連動せず、Notionのテンプレートのまま使用しています。

色んな事を詰めすぎると、管理を管理することになりがちですから「とりあえず使ってみる」から始めます。

「週次予定表」目次ページ

最後に、視認性を高めたり、アクセス導線の高速化のため、先に作ったデータベース群とToDoを一覧できる以下の目次ページを作ります。

表示項目は以下の通りです。

表示項目	内容
見出し	週番号（対応する月日）
週間表	曜日と対応する日
タスク	仕事を進めていくうちに出てくる追加タスク
ToDo	毎日のToDo（トグルで非表示）
実績	「実績」入力用データベース（トグルで非表示）
予定	集計A
予定	種別
予定	「予定」参照用データベース

目次のように、情報を集積させることは、サイドビューより必要な項目をドラッグ＆ドロップで配置すればよいだけなので、簡単に作成できます。

これで、作成は終了です。

2週間運用してみた結果

さて、2週間運用後の結果を見てみましょう。

所感は以下の感じです。

• 毎日のタスクは、ToDoだけ見る
• 実績入力は、ランチ前、仕事終了後、仕事後タスクは、翌朝一の3回
• 入力はPCのみ、iPadは閲覧
• 目次ページの追加タスクは役に立つ
• ToDoとタスク連動できるとなおヨシ
• 1週目は設定があり時間がかかった
• 2週目は1週目のコピペなのでアッという間
• タスクとプロジェクトはそれぞれmasterデータを持った方が良い

次にかかった時間を見てみます。

計測項目	Notion	エクセル
前日の実績と毎日の入力	35分/週（5分×7日）	70分/週（10分×7日）
前週実績と翌週予定設計	30分/週	30分/週
合計	65分	100分

週35分の短縮で、1年だと10日間が6.5日間です。

• Notion　6.5日間 ≒ 52時間 ＝ 3120分 ＝ 65分/週×4週/月×12か月
• エクセル　10日間 ≒ 80時間 ＝ 4800分 ＝ 100分/週×4週/月×12か月
  ※1日8時間換算

実に35%の工数削減です。

予想は30%でしたので、大きな成果と言えます。

以下は、ここから更に半年運用し改良したものです。
よりシンプルになっているので興味があれば観て下さい。

関連記事：Notionで週間タスク表を作る。データベースを使い予定と実績、残り時間を意識

まとめ

今回は、ノートアプリNotionの魅力であるデータベースを使って、タスク時間の予績を作成し2週間運用した結果を紹介しました。

結果は上々で、35%の工数削減に成功しました。
Notionのデータベースや関数は、簡易であり複雑化しないので、ちょうど良い塩梅です。

学習コストが少し必要ですが、Notionのようなノートアプリでデータベースが使える製品は他にないので、データベースに魅力を感じることが出来るなら検討してみて下さい。

逆にデータベースが必要なく、ブログなど文章の書きやすさや動作の軽さを求めるなら、UpNoteをお勧めします。

関連記事：ノートアプリUpNoteのメリット・デメリット