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毎日のToDoリストは時間で区切るべき【生産性を高めるToDoリスト】

LIFE(人生)を豊かにする
この記事は約6分で読めます。

※この記事は、タスクが消化できないtodoリストをどうにかしたい人向けです。
タスク処理のやり方を変えたコバヤシです。

タスク管理のために、ToDoリストを作っています。
20年くらい前からやっています。

過去の私は、半分くらいしか消化できていませんでした。
今は、9割くらいできるようになりました。

今回は、毎日のToDoリストは時間で区切るべき【生産性を高めるToDoリスト】について考察します。

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毎日のToDoリストは、時間で区切るべき

「終るまでやる」はキケンです。
いつまでもそのタスクが終わるまで、次のタスクが出来ません。

時間で区切るのは効果的です。
「終わってない」ですが、次のタスクができます。

1日で7時間かけるよりも、1週間で7時間かければ、1日1時間で済みます。
どういう事なのか、期待効果を説明します。

  • 少しずつやる事で、いつも考える事ができ、深掘りしやすい
  • 1日の少ない時間なので、疲労困憊にならない
  • 他のタスクができるので、問題点がみえ、早期発見につながる

3つ目は、問題解決の為に、新しいタスクが出てきます。
出てきたタスクの優先が高い場合は、現状タスクとの入れ替え含め検討できます。
これは、大きなアドバンテージです。

毎日のToDoリストは、時間で区切るべきです。

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1個のタスクに時間を掛ける意味はなし

1個のタスクに時間を掛ける意味はなしの時間イメージ図

私は、デザイナー出身です。
「1つのものを作るのに、時間をかけて高品質を追い求める」
という職人気質がしみついていました。

以下の記事のように、100点を目指していた訳です。
1個のタスクに時間を掛ける意味はないです。

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過去と今、私のToDoリスト

過去と今、私のToDoリストのイメージ画像

過去のToDoリスト

20年ほど前の話です。

年間10日くらい休んであとは全部仕事です。
毎日AM9:00~AM3:00頃まで働いていました。

はじめての起業で、がむしゃらでした。
これが、3年ほど続きました。
年商3億くらいまで行きました。

けれど、体重は75kgから54kgまで落ちました。
しんどかったです。

やる事が多く、すべてのタスクの優先が高いです。

解消する為、フランクリンプランナーというシステム手帳を駆使していました。
これは、7つの習慣を提唱したフランクリン・コヴィー氏の会社の手帳です。

かなり高機能で、タスクはどんどん消化できます。
けれど、それは全体の半分くらいです。

当時のある日のスケジュールを見てみましょう。

  • 08:00 起床
  • 09:00 日経、産業新聞読む、朝会
  • 09:20 メールチェック・返信
  • 09:30 営業会議
  • 10:30 全体企画会議
  • 11:00 経理・総務会議
  • 12:00 企画書作成
  • 13:00 お客さんとランチMTG
  • 14:00 企画A会議
  • 14:45 企画B会議
  • 15:30 客先移動
  • 16:00 客先C開発会議
  • 17:00 客先D開発会議
  • 18:00 客先E開発会議
  • 19:30 会食F
  • 21:00 会食G
  • 22:30 会食H
  • 24:00 会社戻り
  • 25:00 企画書作成
  • 27:00 帰宅
  • 28:00 就寝 

こんな感じでした。
ほとんど、会議と会食です。

以下の事をやっていたので、生産性はわりと高かったと思います。

  • 会議・会食中にToDoと次アクションを決める。
  • 議事録はその場で写真をとり、その場で関係者に共有する。
  • 細部は、セクションリーダーに委任する。

変に効率が良かったので、いろいろ出来ていると勘違いしていました。

お客さんが固定化した4年目からは、早く終わるようになりました。
といっても、23:00くらいです。

現在のToDoリスト

今から3年前~現在の話です。

やめることを以下に決めました。

  • メールチェック
  • 移動時間
  • タスクに優先度を付ける事
  • 調整が必要で、時間が固定化されているもの

決めた内容を実行すると、過去のToDoリストの赤字部分がなくなりました。

本日のToDoリストを見てみます。

日次ToDoリスト
2019年9月4日の日次ToDoリスト

Evernoteに毎日貼り付けています。前日に翌日ToDoリストの作成もやめました。始める前に、やる事にしています。特に、理由はなく、性に合うか合わないかだけです。

タスクは何時にやるかは決めていません。
午前中に事務処理をします。
これは、金融機関や役所などの公共機関で時間を取られることを避けたいからです。

楽しんだり、寝るなど、プライベートも丸ごと入りました。

  • NETFLIXで映画やドラマ・アニメをみる
  • 睡眠時間をしっかりとる
  • 奥さんとランチして楽しむ
  • ストレッチをして、身体をいたわる

現在実験中ですが、ブログは先にやる事にしています。
今のところ、上手くいっていません。
時間がかかりすぎます。

新しい取り組みの時は、はじめに取り掛かるようにしています。
新しいので、ポイントが分かりません。
3か月くらいやれば、ポイントが見えてくるので、改善するようにしています。

ブログの場合は、記事内容と数に注力しています。
9月一杯でブログを開設してから3か月目になります。
今のスタイルの振り返りはここで実施予定です。

本日のToDoリストの下には、週次表を付けています。

週次リスト
2019年第36週次リスト

こうすることで、週でのタスク遅れや進捗がわかるようにしています。
月末には、2、3時間かけて月次スケジュールの割出を行います。

  • 当月の結果:表とグラフ化し、分析する
  • 翌月の予定:当月分析+翌月スケジュールから、各プロジェクトごとに総時間を割り当てる(プロジェクトに紐づいた、各タスク時間の合計)
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集中時間を短く濃く、タスクを見直し減らすことも

集中時間を短く濃く、タスクを見直し減らすことものイメージ画像

職人さんなど、モノづくりをされている方は、決まったものに時間をかけています。
集中力の高さには驚きます。
私もデザインやプログラムなど、高品質なものが要求されるときは、その方に発注します。

私たちは普通の人です。
そこまで、やっても専門家にはなれません。
別の言い方をすると、それで食べていくことはできません。
しょせんは、シロウトです。

1日の集中時間を短くしましょう。
そもそもタスクが多すぎるかも知れません。
タスクを見直し、減らすことも検討しましょう。

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まとめ

1個のタスクに時間を掛ける意味はないです。

次のタスクが出来ませんし、そのタスクの問題点にも気づくことも出来ません。
緊急で対応することになり、時間をかけたタスクにも支障が出るかもしれません。

集中時間を短く濃く、タスクを見直し減らすことも検討しましょう。
毎日のToDoリストは時間で区切るべきです。

最後まで読んで頂きありがとうございました。

編集後記

TrelloWunderlistなど、定番のToDo管理サービスがあります。組織内では、決まったツールで全体最適を計り、コスト削減につなげます。仕方ないので使いますが、ぶっちゃけ自分に合わない設計思想のサービスはシンドイです。合わないときは、最小限の機能だけ使用し、大枠などは自分にあう技法に取り込むと、大分楽です。

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コバタケ@BizHack

ラジオパーソナリティー/SDGs認定ファシリテーター/元デザイナー/元会社経営/『少人数×経営×IT×デザイン』をテーマに情報発信/2019年から話す仕事、書く仕事をメインに再構築/アラフォー/住処は関西/ITコンサルと開発マネジメントが得意/起業する人や年商1億までの経営者の方、ラジオゲストに出てください!

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