フリーランスから請求書を楽に回収する【請求業務クラウドサポート】

※この記事は、フリーランス（個人事業主）に発注をしている経営者向けです。
何人かの方にお手伝い頂くことが増えているコバヤシです。

リモートワークが簡単に出来るようになってきました。
その為、フリーランスの方が増えました。
仕事は良くできますが、請求業務がわからない方もたくさんいます。

請求書の書き方を説明しても、間違われることも多く、結構な時間を取られます。
お互いの為にも、時間を掛けたくないものです。

今回は、フリーランスから請求書を楽に回収する【請求業務クラウドサポート】について説明します。

フリーランスから請求書を楽に回収する

法人が発注する条件として、「相手も法人である」となっている事があります。
法人格の方が信用があるという事です。

その中に、契約書や請求書等の法人取引の作法が分かっている。
という事も含まれているのではないでしょうか？

確かに、大量の仕入商材や多数の発注には、書類のやりとりや請求漏れなども発生します。
法人取引にすると、お互いが経理処理にも気を使うので、発生しにくいという事実があります。

しかし、今はネット時代です。
リモートワークも以前ほど難しくなくなっています。

個人が活躍できる場になっています。
専門スキルだけでなく、事務作業などでもアウトソースが容易です。

積極的にフリーランスにも発生していくことは今や当たり前と考えましょう。
いつの時代も、生産性のない事務作業の効率化は計らなくてなりません。

フリーランスの人からの請求書は、楽に回収するべきです。

フリーランスの方は、思っている以上に請求書の書き方を知らない

フリーランスの方は、請求書の書きからわからない方が多いです。
これは、結構な事務負担になります。

請求書の書き方のマニュアルを渡しても、こんなことがあります。

こうなると、買掛金が翌月に繰越します。
繰越すると、キャッシュフローが正確ではなくなります。

請求を全然してこない場合だと、わざわざ、こちらから連絡をしたりします。
2度手間になりますし、それよりも変な気遣いの方が気分的にもよくないです。

こういう事が起こると、個人に発注することに2の足を踏むのもわかります。
私も、月20人で年間240人のフリーランスに発注をしていました。
十人十色で、管理が大変でした。

学生さんは、やる気があり、伸びもいいのです。
けれど、長く続かないのが特徴です。

そのため、入れ替わりが激しく、毎回請求について説明するのも大変でした。

源泉徴収税は、原稿料などの報酬ですと、10.21%かかります。
今現在は、消費税込でも抜きでも、合計額に対しての割合で良いです。

けれど、ここについて質問してくる方はまれです。
確定申告の時に困らないのなら良いのですが。

発注側も、きちんとしっているとは限らない

フリーランスの方の話をしましたが、実は発注側にも問題がある事があります。
本来発注側がきちんと理解し、説明できていれば問題ないはずです。

けれど、経営者でもよくわかっていない方が多いのも事実です。
どちらも規模が小さいので、そんなものかと私は思っています。

結局、年末調整時に困る事になるだけなので、きちんと覚えましょう。

請求書で計算間違いがあり、何度もやり取りすることもあります。

という希望で問題は解決しません。

社長からの相談があり、事実確認をしようとします。
決まって注文書や請求書などのエビデンスがありません。

第3者から見て、客観的に判断できるものがないと、水掛け論になります。
きちんと整備はしましょう。

営業出身でない経営者の方で、回収するという事が理解できていない方がいます。
大抵理解し始めるのが、得意先からの未入金を経験してからになります。

自分が貰う立場で痛い目を見ると、回収することの重要性が分かってきます。
人間だれしもそうだと思います。

必ず回収しましょう。

どうすれば請求書の回収が楽になるのでしょうか？

ヤマト運輸「請求業務クラウドサポート」をフリーランスに紹介する

ヤマト運輸が提供している、請求業務クラウドサポートを使います。
このサービスを、フリーランスの方に使用してもらいます。

ヤマト運輸「請求業務クラウドサポート」が良い理由

なぜ自社でなく、相手に使ってもらうのかが良いのか理由をあげます。

料金が無料

請求業務クラウドサポートの料金プランをみてみます。
これだけ使えて、無料です。

フリーランスの方にも費用負担はないですし、今後彼らが「請求する」ことにも慣れます。
彼らの取引先が増えた場合も、有料プランにするなどの選択肢もでます。

システムが自動計算してくれる

システムは、マネーフォワード クラウド請求書の機能限定版です。
消費税改定なども自動アアップデートされるので、こちら側で設定する必要はありません。

源泉徴収税の計算方法も消費税込にするかも設定出来る為、計算間違いが起こりません。

修正が簡単

何らかの修正が必要な場合もシステムが同じなので、具体的に指摘ができます。
skypeやzoomなどのオンラインで20分程度会話すれば、間違いなく修正完了します。

よくある間違いは、定期的な役務提供の場合、交通費実費が請求される場合に、消費税をかけたままで上がってくることが多いです。
各請求書毎の対応ですが、各品目毎に消費税のオン、オフができます。

請求書がメールで入手できる

こちらの担当者あてに請求書をメールで自動送信されます。
請求書が遅れたりする要因の一つに郵送する手間が入ります。

自社の事務処理で原本が必要になっているのなら、改めた方が良いです。
それこそ、ムダです。

ヤマト運輸の知名度が高い

マネーフォワード社よりヤマト運輸の方が知名度が高いです。
認知度の問題ですが、説明する手間が省け、安心感があります。
便乗しましょう。

以上の5つの理由により、お勧めです。
自社のシステムではなく、「あなたのシステムです」がミソです。

ヤマト運輸「請求業務クラウドサポート」の使い方

ヤマト運輸「請求業務クラウドサポート」の使い方を説明します。

手順①新規登録

新規登録手順を説明します。
TOP画面の[今すぐ、無料で利用登録 >]ボタンを押すと、以下の画面になります。

[持っていない>]ボタンを押します。
以下の画面になります。

必要項目を入力し、画面に沿って3.完了まで進めれば、新規登録完了です。

手順②初期設定

マネーフォワードクラウド請求書とほとんど、同じ画面がでてきます。
マスタ管理＞取引先を選びます。

[+取引先の追加]ボタンを押して、フリーランスの方に自社情報をいれて頂きましょう。
最低限必要な情報は以下です。

• 取引先名
• 住所/連絡先

請求書の帳票設定を行います。
各種設定＞帳票設定を選びます。

ロゴ設定などは、自社では不要なので割愛します。
画面をスクロールしていくと、以下の画面が出てきます。

端数処理、単位や消費税、源泉徴収税など、経理処理で重要な個所はここで設定します。

振込先の設定を行います。
帳票設定列の下の方にある、振込先を選択します。
[振込先を追加]ボタンを押して、振込先情報を入れます。

手順②初期設定はこれで完了です。

新規登録した情報は、ここで確認できます。
各種設定＞事業所設定

修正したければここで行います。
事業区分の変更はできません。

デフォルトの請求書イメージになります。
最低限必要な情報は入っています。

手順③請求書を発行してもらう

では、実際に締日が来たときにフリーランスがどうするのかを説明します。

請求書を発行していくと、このようなイメージになります。

1回目と2回目以降の請求書の発行方法をみていきます。

手順④締日に合わせてメール送信してもらう

請求書が発行できたら、メールを送ってもらいます。
請求書一覧の右上にある[メール送信]ボタンを押します。

以下の画面がでます。
修正箇所がなければ、[送信]ボタンを押します。

手順⑤請求書を受理し支払う

手順④でメールがあなたのものとに届きます。
メール内のURLをクリックし、pdfデータをダウンロードします。

支払日に金額を指定口座に振込ます。

まとめ

請求書の回収は、思っているより大変です。
解決するには、ITを利用します。

使うサービスは、ヤマト運輸「請求業務クラウドサポート」です。
これをフリーランスの方々に紹介して、利用していただきましょう。

自社のシステムではなく、フリーランスの方が使うシステムと認識していただきます。
管理することが無くなるので、あなたは楽になります。

フリーランスの人からの請求書は、楽に回収するべきです。