※この記事は、1人会社や個人事業主向けです。
お金管理をIT化してからキャッシュレス化しているコバヤシ（@BizHack1）です。
事業に対してお金を個人で建て替える事は多いです。
細々した経費を帳簿に付けるのは、めんどくさいです。
今回は、【役員借入金の管理方法】家計簿アプリ「マネーフォワード ME」について説明します。
個人のお金管理と合わせ、事業への立替金を処理すべき
本サイトを見ているあなたは、会計処理をIT化しているか、導入検討していると思います。
少人数だと、以下のクラウド系が使い勝手が良いです。
参考 マネーフォワード クラウド会計
参考 マネーフォワード クラウド確定申告
参考 freee
従業員がいる場合は、マネーフォワード クラウド経費等もの経費管理も連動させているかもしれません。
けれど、社長や代表しかいない場合は、ぶっちゃけ不要だと思います。
個人のお金の管理は、機能が少ない家計簿アプリで十分です。
会社への立替金も家計簿アプリで管理してしまいましょう。
個人のお金管理と合わせ、事業への立替金を処理すべきです。
会社や事業＝個人とほとんど大差がないから
理由を見ていきます。
1人でも従業員がいるなら、以下が現実的な運用かと思います。
- 限度額を決めた、法人用カードやSuica等のチャージ式カードを発行し渡す
- 小口現金を用意しておき、出金伝票で2週に1回精算する
- 経費ソフトを使えるようにして、申請、承認する
- 精算は、給与支払時に立替金支払を行う
あなたしかいないなら、これも不要になります。
1人の会社や事業は、個人とほとんど大差がありません。
個人管理をしっかり行い、会社や事業分を立替扱いにしておきます。
そうすれば、会社や事業の帳簿には、その分だけの反映するだけになり楽になります。
家計簿管理アプリ「マネーフォワード ME」で管理。「マネーフォワード クラウド会計」にデータ反映している、1人会社のAさんの場合
具体例を挙げます。
1人会社のAさんは、個人のお金管理を家計簿アプリを使っています。
その家計簿アプリは、「マネーフォワード ME」といいます。
マネーフォワード MEとは？
マネーフォワード MEとは、どんなアプリかみていきます。
マネーフォワード MEは、無料のオンライン家計簿、資産管理ツールです。
公式サイト よくあるご質問 お問い合わせ「マネーフォワード MEとは、どのようなサービスですか」より引用
お持ちの銀行、クレジットカード、証券会社、年金、ポイント、マイルなどの情報を一度、登録するだけで、残高や支出の情報を自動で取り込み分析します。
まとめづらい複数の口座残高を一括管理、食費や光熱費などのカテゴリに自動で分類・グラフ化します。 一度登録するだけで自動で情報を更新するので、お金の管理の煩わしさを解消できます。
いつでも、どこでも、簡単にお金を管理できるようになります。
簡潔に、以下のような特徴があります。
- PCでもスマホでも管理ができる
- ネットバンクやSuicaなどの交通系カード、証券会社、年金などと連携できる
- グラフにしてくれるので、把握しやすい
- レシートを写真取り込みできる
マネーフォワード MEを選んだ理由
マネーフォワード MEを選んだ理由を見ていきます。
- エクスポートができる
エクスポートとは、記録されたデータをCSV形式などのテキストデータをダウンロード出来る事です。
色々できるアプリですが、他のアプリでは、この機能がないものが多いです。
無料版と有料版の違いをみます。
資産関係の連携も豊富にできるというのも魅力ではあります。
以下の理由により、今のところ「使えそうなら」ぐらいの考えです。
- 不動産などは自動連携できない
- 株式のポートフォリオは別で管理しているから不要
- 年金や確定拠出年金などの自動連携は良いです。
年金便りは、1年に1回郵送でした。
オンライン化されましたが、わざわざ見に行きません。
マネーフォワード MEで自動連携しておくと毎日情報を参照しているので、推移がわかります。 - レシート撮影機能などは、コンビニ等大手の規格のものは比較的認識しますが、個人でやっているようなものや、手書きの領収書などは、認識しない事が多いので使っていません。
有料版は2019年9月現在、月額500円（消費税込）です。
詳細は、以下から見てください。
公式サイト：マネーフォワード MEサポートサイト プレミアムサービス
料金：マネーフォワード ME プレミアムサービス 料金・支払い方法
マネーフォワード MEで個人のお金管理をする
会社や事業経費を立替は結構な頻度で発生します。
以下のような固定費（スポット含む）は、自動口座引落にしています。
- 地代家賃や携帯・サーバー等の通信費など月次で発生する継続コスト
- 法人税や税理士に支払う決算手数料などスポットコスト
一方、Aさんが立替ている経費は、以下のようなものです。
- 月次で発生する、会議費や、備品・消耗品費、新聞図書費、旅費交通費等の一般経費など
この部分を家計簿アプリで管理しています。
実際の画面で説明します。
マネーフォワード MEの初期設定の勘定科目では、家計簿用しかありません。
今回は、その他＞貸付金を追加しています。
用途に合わせて、追加してください。
締日に合わせて、以下の手順でデータをダウンロードします。
- [ダウンロード]CSVファイルorExcelファイルのどちらかを選ぶ
ダウンロードしたデータは、エクセルなどで編集できます。
ソート機能などを使い、会社や事業分だけを抜き出します。
マネーフォワード クラウド会計にインポートする
Aさんの会社は、「マネーフォワード クラウド会計」という会計ソフトを使っています。
そこそこそ会計知識があるAさんは、複式簿記が基本のマネーフォワード クラウド会計があっているようです。
マネーフォワード クラウド会計にインポートする手順を説明します。
①マネーフォワード クラウド会計から、テンプレートをダウンロードします。
- [会計帳簿]仕訳帳＞インポート＞総勘定元帳
総勘定元帳を選択すると、以下の画面になります。
図：総勘定元帳のインポート画面の赤枠部分を押すと、ダウンロードできます。
②ダウンロードした、テンプレートに家計簿アプリから抽出したデータを移します。
Aさんの場合は、立替が月に20回ほどになります。
数が少ないので、コピペで十分です。
③保存したデータをマネーフォワード クラウド会計にインポートします。
以下の手順でインポートします。
- 保存したデータを○○月経費.xlsxという名前で保存
図：総勘定元帳のインポート画面の青枠部分を押すと、インポートできます。
- [ファイルを選択]○○月経費.xlsxを選択
これでインポートできました。
個人のお金を記録してみる
この方法で進めているAさんは、個人管理を重視しています。
マネーフォワード MEを使用してから、3年目になります。
3年前は、現金での使用が多く、カードも6枚もっていました。
記録は楽になりましたが、整理するの項目が、おおすぎて大変でした。
3か月程使うと使用するお金の出どころが多すぎる事に気付きます。
今は、現金はほぼ使わなくなり、キャッシュレス化しています。
銀行口座も3本に絞り、入金用、支出用、資産運用用の3つです。
科目も10個に絞り、細かい管理を辞めました。
結果、ムダが省かれ、断捨離したことになりました。
生活コストが激減し、所謂ミニマリストになりました。
管理方法として使ってみるのはアリだと思います。
まとめ
1人会社や個人事業主なら、立替金は個人管理にします。
個人管理した立替金は、会社の帳簿にデータ反映します。
めんどうな経理は、なるだけ楽になるようにします。
家計簿アプリを併用することで、とても楽になります。
個人のお金管理をすることにもなるので、お勧めです。
個人のお金管理と合わせ、事業への立替金を処理すべきです。
最後まで読んで頂きありがとうございました。
以前に比べて経理が大分楽になりました。自動連携などで記録が簡単になったからです。まだ実現はしていませんが、音声入力できるともっと、簡単になりそうです。
