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【役員借入金の管理方法】家計簿アプリ「マネーフォワード ME」

ITを利用する
この記事は約7分で読めます。

※この記事は、1人会社や個人事業主向けです。
お金管理をIT化してからキャッシュレス化しているコバヤシです。

事業に対してお金を個人で建て替える事は多いです。
細々した経費を帳簿に付けるのは、めんどくさいです。

今回は、【役員借入金の管理方法】家計簿アプリ「マネーフォワード ME」について説明します。

個人のお金管理と合わせ、事業への立替金を処理すべき

マネーフォワード クラウド会計 公式サイトTOP画面
マネーフォワード クラウド会計 公式サイトより

本サイトを見ているあなたは、会計処理をIT化しているか、導入検討していると思います。
少人数だと、以下のクラウド系が使い勝手が良いです。

参考 マネーフォワード クラウド会計
参考 マネーフォワード クラウド確定申告
参考 freee

従業員がいる場合は、マネーフォワード クラウド経費等もの経費管理も連動させているかもしれません。
けれど、社長や代表しかいない場合は、ぶっちゃけ不要だと思います。

個人のお金の管理は、機能が少ない家計簿アプリで十分です。
会社への立替金も家計簿アプリで管理してしまいましょう。

個人のお金管理と合わせ、事業への立替金を処理すべきです。

会社や事業=個人とほとんど大差がないから

理由を見ていきます。
1人でも従業員がいるなら、以下が現実的な運用かと思います。

  • 限度額を決めた、法人用カードやSuica等のチャージ式カードを発行し渡す
  • 小口現金を用意しておき、出金伝票で2週に1回精算する
  • 経費ソフトを使えるようにして、申請、承認する
  • 精算は、給与支払時に立替金支払を行う

あなたしかいないなら、これも不要になります。
1人の会社や事業は、個人とほとんど大差がありません。

なんでもかんでも経費にしてしまうのは、ダメです。
事業に実態が正しくわからなりますし、税務署からも否認される可能性が高まります。

個人管理をしっかり行い、会社や事業分を立替扱いにしておきます。
そうすれば、会社や事業の帳簿には、その分だけの反映するだけになり楽になります。

家計簿管理アプリ「マネーフォワード ME」で管理。「マネーフォワード クラウド会計」にデータ反映している、1人会社のAさんの場合

マネーフォワード ME 公式サイトTOP画面
マネーフォワード ME 公式サイトより

具体例を挙げます。
1人会社のAさんは、個人のお金管理を家計簿アプリを使っています。
その家計簿アプリは、「マネーフォワード ME」といいます。

マネーフォワード MEとは?

マネーフォワード MEとは、どんなアプリかみていきます。

マネーフォワード MEは、無料のオンライン家計簿、資産管理ツールです。

お持ちの銀行、クレジットカード、証券会社、年金、ポイント、マイルなどの情報を一度、登録するだけで、残高や支出の情報を自動で取り込み分析します。

まとめづらい複数の口座残高を一括管理、食費や光熱費などのカテゴリに自動で分類・グラフ化します。 一度登録するだけで自動で情報を更新するので、お金の管理の煩わしさを解消できます。

いつでも、どこでも、簡単にお金を管理できるようになります。

公式サイト よくあるご質問 お問い合わせ「マネーフォワード MEとは、どのようなサービスですか」より引用

簡潔に、以下のような特徴があります。

  • PCでもスマホでも管理ができる
  • ネットバンクやSuicaなどの交通系カード、証券会社、年金などと連携できる
  • グラフにしてくれるので、把握しやすい
  • レシートを写真取り込みできる

マネーフォワード MEを選んだ理由

マネーフォワード MEを選んだ理由を見ていきます。

  • エクスポートができる

エクスポートとは、記録されたデータをCSV形式などのテキストデータをダウンロード出来る事です。
色々できるアプリですが、他のアプリでは、この機能がないものが多いです。

「マネーフォワード ME」でも無料版ではこの機能はありません。
また、データ閲覧可能期間も過去1年分だけなので、有料版で使っています。

無料版と有料版の違いをみます。

マネーフォワード ME無料、有料比較図
出典:公式サイト よくあるご質問 お問い合わせ「プレミアムサービス」

資産関係の連携も豊富にできるというのも魅力ではあります。
以下の理由により、今のところ「使えそうなら」ぐらいの考えです。

  • 不動産などは自動連携できない
  • 株式のポートフォリオは別で管理しているから不要
備考
  • 年金や確定拠出年金などの自動連携は良いです。
    年金便りは、1年に1回郵送でした。
    オンライン化されましたが、わざわざ見に行きません。
    マネーフォワード MEで自動連携しておくと毎日情報を参照しているので、推移がわかります。
  • レシート撮影機能などは、コンビニ等大手の規格のものは比較的認識しますが、個人でやっているようなものや、手書きの領収書などは、認識しない事が多いので使っていません。

有料版は2019年9月現在、月額500円(消費税込)です。
詳細は、以下から見てください。

公式サイト:マネーフォワード MEサポートサイト プレミアムサービス
料金:マネーフォワード ME プレミアムサービス 料金・支払い方法

マネーフォワード MEで個人のお金管理をする

会社や事業経費を立替は結構な頻度で発生します。
以下のような固定費(スポット含む)は、自動口座引落にしています。

  • 地代家賃や携帯・サーバー等の通信費など月次で発生する継続コスト
  • 法人税や税理士に支払う決算手数料などスポットコスト

一方、Aさんが立替ている経費は、以下のようなものです。

  • 月次で発生する、会議費や、備品・消耗品費、新聞図書費、旅費交通費等の一般経費など

この部分を家計簿アプリで管理しています。
実際の画面で説明します。

マネーフォワード MEの初期設定の勘定科目では、家計簿用しかありません。
今回は、その他>貸付金を追加しています。
用途に合わせて、追加してください。

マネーフォワード MEの収入・支出詳細画面

締日に合わせて、以下の手順でデータをダウンロードします。

  • [ダウンロード]CSVファイルorExcelファイルのどちらかを選ぶ
マネーフォワード MEのCSV形式ダウンロード画面

ダウンロードしたデータは、エクセルなどで編集できます。
ソート機能などを使い、会社や事業分だけを抜き出します。

マネーフォワード クラウド会計にインポートする

Aさんの会社は、「マネーフォワード クラウド会計」という会計ソフトを使っています。
そこそこそ会計知識があるAさんは、複式簿記が基本のマネーフォワード クラウド会計があっているようです。

マネーフォワード クラウド会計にインポートする手順を説明します。

①マネーフォワード クラウド会計から、テンプレートをダウンロードします。

  • [会計帳簿]仕訳帳>インポート>総勘定元帳
マネーフォワード クラウド会計のテンプレートダウンロード画面

総勘定元帳を選択すると、以下の画面になります。
図:総勘定元帳のインポート画面の赤枠部分を押すと、ダウンロードできます。

総勘定元帳のインポート画面
総勘定元帳のインポート画面

②ダウンロードした、テンプレートに家計簿アプリから抽出したデータを移します。
Aさんの場合は、立替が月に20回ほどになります。
数が少ないので、コピペで十分です。

③保存したデータをマネーフォワード クラウド会計にインポートします。
以下の手順でインポートします。

  • 保存したデータを○○月経費.xlsxという名前で保存

図:総勘定元帳のインポート画面の青枠部分を押すと、インポートできます。

  • [ファイルを選択]○○月経費.xlsxを選択

これでインポートできました。

この画面では、詳細説明があります。
説明が欲しい方は、図:総勘定元帳のインポート画面の緑枠部分を見てください。

マネーフォワード MEとマネーフォワード クラウド会計で、同じアカウントで入ると、連携できますが、ややこしくなるのでお勧めしません。別々のアカウントの方が管理が楽です。

個人のお金を記録してみる

個人のお金を記録してみるのイメージ画像

この方法で進めているAさんは、個人管理を重視しています。
マネーフォワード MEを使用してから、3年目になります。

3年前は、現金での使用が多く、カードも6枚もっていました。
記録は楽になりましたが、整理するの項目が、おおすぎて大変でした。

3か月程使うと使用するお金の出どころが多すぎる事に気付きます。
今は、現金はほぼ使わなくなり、キャッシュレス化しています。

銀行口座も3本に絞り、入金用、支出用、資産運用用の3つです。
科目も10個に絞り、細かい管理を辞めました。

結果、ムダが省かれ、断捨離したことになりました。
生活コストが激減し、所謂ミニマリストになりました。

管理方法として使ってみるのはアリだと思います。

まとめ

1人会社や個人事業主なら、立替金は個人管理にします。
個人管理した立替金は、会社の帳簿にデータ反映します。

めんどうな経理は、なるだけ楽になるようにします。
家計簿アプリを併用することで、とても楽になります。

個人のお金管理をすることにもなるので、お勧めです。
個人のお金管理と合わせ、事業への立替金を処理すべきです。

最後まで読んで頂きありがとうございました。

編集後記

以前に比べて経理が大分楽になりました。自動連携などで記録が簡単になったからです。まだ実現はしていませんが、音声入力できるともっと、簡単になりそうです。

コバヤシ タケシ

ラジオパーソナリティー/SDGs認定ファシリテーター/元デザイナー/元会社経営/『少人数×経営×IT×デザイン』をテーマに情報発信/2019年から話す仕事、書く仕事をメインに再構築/アラフォー/住処は関西/ITコンサルと開発マネジメントが得意/起業する人や年商1億までの経営者の方、ラジオゲストに出てください!

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