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フリーランスから請求書を楽に回収する【請求業務クラウドサポート】

ITを利用する
この記事は約9分で読めます。

※この記事は、フリーランス(個人事業主)に発注をしている経営者向けです。
何人かの方にお手伝い頂くことが増えているコバヤシです。

リモートワークが簡単に出来るようになってきました。
その為、フリーランスの方が増えました。
仕事は良くできますが、請求業務がわからない方もたくさんいます。

請求書の書き方を説明しても、間違われることも多く、結構な時間を取られます。
お互いの為にも、時間を掛けたくないものです。

今回は、フリーランスから請求書を楽に回収する【請求業務クラウドサポート】について説明します。

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フリーランスから請求書を楽に回収する

フリーランスから請求書を楽に回収するのイメージ画像

法人が発注する条件として、「相手も法人である」となっている事があります。
法人格の方が信用があるという事です。

その中に、契約書や請求書等の法人取引の作法が分かっている。
という事も含まれているのではないでしょうか?

確かに、大量の仕入商材や多数の発注には、書類のやりとりや請求漏れなども発生します。
法人取引にすると、お互いが経理処理にも気を使うので、発生しにくいという事実があります。

しかし、今はネット時代です。
リモートワークも以前ほど難しくなくなっています。

個人が活躍できる場になっています。
専門スキルだけでなく、事務作業などでもアウトソースが容易です。

積極的にフリーランスにも発生していくことは今や当たり前と考えましょう。
いつの時代も、生産性のない事務作業の効率化は計らなくてなりません。

フリーランスの人からの請求書は、楽に回収するべきです。

フリーランスの方は、思っている以上に請求書の書き方を知らない

フリーランスの方は、思っている以上に請求書の書き方を知らないのイメージ画像

フリーランスの方は、請求書の書きからわからない方が多いです。
これは、結構な事務負担になります。

請求書の書き方のマニュアルを渡しても、こんなことがあります。

  • 請求漏れ
  • 計算間違い
  • 請求を全然してこない

こうなると、買掛金が翌月に繰越します。
繰越すると、キャッシュフローが正確ではなくなります。

請求を全然してこない場合だと、わざわざ、こちらから連絡をしたりします。
2度手間になりますし、それよりも変な気遣いの方が気分的にもよくないです。

こういう事が起こると、個人に発注することに2の足を踏むのもわかります。
私も、月20人で年間240人のフリーランスに発注をしていました。
十人十色で、管理が大変でした。

学生さんは、やる気があり、伸びもいいのです。
けれど、長く続かないのが特徴です。

そのため、入れ替わりが激しく、毎回請求について説明するのも大変でした。

源泉徴収税は、原稿料などの報酬ですと、10.21%かかります。
今現在は、消費税込でも抜きでも、合計額に対しての割合で良いです。

けれど、ここについて質問してくる方はまれです。
確定申告の時に困らないのなら良いのですが。

発注側も、きちんとしっているとは限らない

発注側も、きちんとしっているとは限らないのイメージ画像

フリーランスの方の話をしましたが、実は発注側にも問題がある事があります。
本来発注側がきちんと理解し、説明できていれば問題ないはずです。

けれど、経営者でもよくわかっていない方が多いのも事実です。
どちらも規模が小さいので、そんなものかと私は思っています。

結局、年末調整時に困る事になるだけなので、きちんと覚えましょう。

請求書で計算間違いがあり、何度もやり取りすることもあります。

社長
社長

仕事なんだから、きちんとしてほしい。

という希望で問題は解決しません。

社長からの相談があり、事実確認をしようとします。
決まって注文書や請求書などのエビデンスがありません。

第3者から見て、客観的に判断できるものがないと、水掛け論になります。
きちんと整備はしましょう。

営業出身でない経営者の方で、回収するという事が理解できていない方がいます。
大抵理解し始めるのが、得意先からの未入金を経験してからになります。

自分が貰う立場で痛い目を見ると、回収することの重要性が分かってきます。
人間だれしもそうだと思います。

必ず回収しましょう。

どうすれば請求書の回収が楽になるのでしょうか?

ヤマト運輸「請求業務クラウドサポート」をフリーランスに紹介する

ヤマト運輸「請求業務クラウドサポート」のTOP画像
出典:公式サイトより

ヤマト運輸が提供している、請求業務クラウドサポートを使います。
このサービスを、フリーランスの方に使用してもらいます。

ヤマト運輸「請求業務クラウドサポート」が良い理由

なぜ自社でなく、相手に使ってもらうのかが良いのか理由をあげます。

  1. 料金が無料
  2. システムが自動計算してくれる
  3. 修正が簡単
  4. 請求書がメールで入手できる
  5. ヤマト運輸の知名度が高い

料金が無料

請求業務クラウドサポートの料金プランをみてみます。
これだけ使えて、無料です。

フリーランスの方にも費用負担はないですし、今後彼らが「請求する」ことにも慣れます。
彼らの取引先が増えた場合も、有料プランにするなどの選択肢もでます。

請求業務クラウドサポートの料金プラン画像
出典:公式サイトより

システムが自動計算してくれる

システムは、マネーフォワード クラウド請求書の機能限定版です。
消費税改定なども自動アアップデートされるので、こちら側で設定する必要はありません。

源泉徴収税の計算方法も消費税込にするかも設定出来る為、計算間違いが起こりません。

修正が簡単

何らかの修正が必要な場合もシステムが同じなので、具体的に指摘ができます。
skypeやzoomなどのオンラインで20分程度会話すれば、間違いなく修正完了します。

よくある間違いは、定期的な役務提供の場合、交通費実費が請求される場合に、消費税をかけたままで上がってくることが多いです。
各請求書毎の対応ですが、各品目毎に消費税のオン、オフができます。

請求書がメールで入手できる

こちらの担当者あてに請求書をメールで自動送信されます。
請求書が遅れたりする要因の一つに郵送する手間が入ります。

自社の事務処理で原本が必要になっているのなら、改めた方が良いです。
それこそ、ムダです。

ヤマト運輸の知名度が高い

マネーフォワード社よりヤマト運輸の方が知名度が高いです。
認知度の問題ですが、説明する手間が省け、安心感があります。

便乗しましょう。

以上の5つの理由により、お勧めです。
自社のシステムではなく、「あなたのシステムです」がミソです。

ヤマト運輸「請求業務クラウドサポート」の使い方

ヤマト運輸「請求業務クラウドサポート」の使い方を説明します。

  • 手順①新規登録
  • 手順②初期設定
  • 手順③請求書を発行してもらう
  • 手順④締日に合わせてメール送信してもらう
  • 手順⑤請求書を受理し支払う

手順①新規登録

新規登録手順を説明します。
TOP画面の[今すぐ、無料で利用登録 >]ボタンを押すと、以下の画面になります。

ヤマト運輸「請求業務クラウドサポート」、新規登録手順を説明画面

[持っていない>]ボタンを押します。
以下の画面になります。

クロネコカードを持っている方でしたら、[持っている」にします。
その場合は、登録情報があるので、手順②からになります。

ヤマト運輸「請求業務クラウドサポート」、お客様情報登録画面

必要項目を入力し、画面に沿って3.完了まで進めれば、新規登録完了です。

フリーランスの方は、法人名の入力項目に屋号や個人名を入れます。

手順②初期設定

初期設定をみていきます。

新規登録ができると、システムから登録情報が記載されたメールが届きます。

メールに記載されている、以下の情報でログインします。

  • お客様コード
  • パスワード
ヤマト運輸「請求業務クラウドサポート」、ログイン画面

マネーフォワードクラウド請求書とほとんど、同じ画面がでてきます。
マスタ管理>取引先を選びます。

ヤマト運輸「請求業務クラウドサポート」、マスタ管理>取引先画面

[+取引先の追加]ボタンを押して、フリーランスの方に自社情報をいれて頂きましょう。
最低限必要な情報は以下です。

  • 取引先名
  • 住所/連絡先

自社担当者のメアドは必須です。
実際の請求書をメールでもらう事を前提にしています。

請求書の帳票設定を行います。
各種設定>帳票設定を選びます。

ヤマト運輸「請求業務クラウドサポート」、各種設定>帳票設定画面

ロゴ設定などは、自社では不要なので割愛します。
画面をスクロールしていくと、以下の画面が出てきます。

ヤマト運輸「請求業務クラウドサポート」、各種設定>帳票設定、端数処理、単位画面

端数処理、単位や消費税、源泉徴収税など、経理処理で重要な個所はここで設定します。

契約書や注文書で発注しますが、その時に端数処理、源泉徴収を税込金額で計算するのか等の注意書きと説明があれば、後程の問い合わせも少なくなります。

振込先の設定を行います。
帳票設定列の下の方にある、振込先を選択します。
[振込先を追加]ボタンを押して、振込先情報を入れます。

ヤマト運輸「請求業務クラウドサポート」、各種設定>帳票設定>振込先画面

手順②初期設定はこれで完了です。

新規登録した情報は、ここで確認できます。
各種設定>事業所設定

修正したければここで行います。
事業区分の変更はできません。

ヤマト運輸「請求業務クラウドサポート」、各種設定>事業所設定画面

デフォルトの請求書イメージになります。
最低限必要な情報は入っています。

ヤマト運輸「請求業務クラウドサポート」、請求書イメージの画像

手順③請求書を発行してもらう

では、実際に締日が来たときにフリーランスがどうするのかを説明します。

請求書を発行していくと、このようなイメージになります。

ヤマト運輸「請求業務クラウドサポート」、請求書一覧画面

1回目と2回目以降の請求書の発行方法をみていきます。

1回目は、新規で作成します。
請求書メニュー横の+を押せば、新規追加されます。

  • 取引先名を選択し、自社を選択
  • 請求日と支払時期を入力
  • 件名と品目に該当内容を記載
  • 単価と数量を記載

入力画面横には、プレビューされています。
情報が反映されるので、直観的にわかります。

2回目以降は、1回目で作成した請求書を複製して使うと修正が少なくてすみます。
請求書一覧画面の真ん中のビューにある複製/変換のプリダウンメニューから請求書の複製を選択

保存を押して確定させます。
[編集]ボタンを押せば、いつでも編集できます。

ヤマト運輸「請求業務クラウドサポート」、請求書一覧>新規作成画面

手順④締日に合わせてメール送信してもらう

請求書が発行できたら、メールを送ってもらいます。
請求書一覧の右上にある[メール送信]ボタンを押します。

※画面は、一度送信している為、メール再送信表記されています。

以下の画面がでます。
修正箇所がなければ、[送信]ボタンを押します。

ヤマト運輸「請求業務クラウドサポート」、請求書一覧>メール送信画面

手順⑤請求書を受理し支払う

手順④でメールがあなたのものとに届きます。
メール内のURLをクリックし、pdfデータをダウンロードします。

支払日に金額を指定口座に振込ます。

支払もネットバンクから行うようにしておくと、更に効率があがります。

まとめ

まとめ、届けるイメージの画像

請求書の回収は、思っているより大変です。
解決するには、ITを利用します。

使うサービスは、ヤマト運輸「請求業務クラウドサポート」です。
これをフリーランスの方々に紹介して、利用していただきましょう。

自社のシステムではなく、フリーランスの方が使うシステムと認識していただきます。
管理することが無くなるので、あなたは楽になります。

フリーランスの人からの請求書は、楽に回収するべきです。

最後まで読んで頂きありがとうございました。

編集後記

ヤマト運輸「請求業務クラウドサポート」は、マネーフォワード クラウド請求書のOEMのように見えます。機能限定版なので、余計な機能がなく、フリーランスの方も使いやすと思います。

コバヤシ タケシ

ラジオパーソナリティー/SDGs認定ファシリテーター/元デザイナー/元会社経営/『少人数×経営×IT×デザイン』をテーマに情報発信/2019年から話す仕事、書く仕事をメインに再構築/アラフォー/住処は関西/ITコンサルと開発マネジメントが得意/起業する人や年商1億までの経営者の方、ラジオゲストに出てください!

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