始まる前の待機時間はLive Curtainを表示する【Web会議司会のコツ】

※この記事は、web会議の司会をしている人向けです。
司会をすることが多いコバヤシ（@BizHack1）です。

ZoomやMicrosoft Teams、Google Meetなど、web会議が増えました。

司会をすることが多いホストのあなたは、会議の開始前に待機していることでしょう。
この待機時間は、参加者が入ってくるので、結構気を遣います。

今回は、司会・参加者共に気兼ねしないコツとして、
始まる前の待機時間はLive Curtainを表示する【Web会議司会のコツ】を紹介します。

待機時間は生産性がないムダな時間

web会議は大抵の場合、始まる時間の前に会議室を開けておきます。

内輪の集まりなら、直前で良いのかも知れませんが、初めて会う人や、商談先の方だとそういう訳にもいきません。

15:00に始まるなら、5～10分前の14:50～14:55ぐらいでしょうか。

たかが、5分や10分と思うなかれ、月に10回の会議をしているなら、50～100分＝0.8～1.6時間になり、年に換算すると600～1200分＝10～20時間が生産性のない時間となります。

司会者からすると、この生産性のない時間も「会議時間」になります。
待機時間は、生産性のないムダな時間です。

司会・参加者共に気兼ねしないコツ

「画面に注意を払わないこと」が、気兼ねしないコツです。

待機時間を解消するために、web会議ツールにある画面共有機能を使って、開催情報である、会議名や開始時間を書いた「壁紙やパワーポイントを全画面表示」をよく見かけます。

特に会議の設計をせずとも、会議の回数が増えることで自ずと「ムダだなぁ」と思うようになりますし、至極まっとうな対応です。

参加者も始まる時間がわかりますので、気兼ねすることなく待機できます。

Live Curtainを紹介

「壁紙やパワーポイントを全画面表示」をもっと簡単にできるツール「Live Curtain（ライブカーテン）」を紹介します。

Live Curtainの使い方はシンプルで、[Customize」にある、メッセージ、時間、カラーを選択するだけです。

カウントダウンが終わっても、音も鳴らないし、会議ツールが開始されることもありません。

メッセージは1行しか入りませんし文字のサイズも変更できません。
自ずと一番伝えたいことのみに集約されますので、とても気に入っています。

以下はカラーバリエーションです。（2021年3月26日現在）

伝えたい情報がある場合はどうする？

では、もっと情報を伝えるにはどうすればよいでしょうか？

例えば、先の開催情報の他にも、質疑応答の方法やカメラやマイクのミュートの操作が参加者任意で選択できるのか？、トイレなどで離席するにはどうすれば良いか？など、会議のルールが当てはまるかも知れません。

こういう場面では、メモ帳やGoogleドキュメントなどのテキストエデイターに書いておき「Live Curtain」の上に表示しておくとよいです。

Live Curtainは、最低限必要な1行メッセージ、時間、カラーがあるため、デザイン的にもそれなりの体裁を担保してくれます。

そのため、他の情報は文字のみでも、手抜き感が和らぎます。
壁紙やパワーポイントでキレイにしようとすると、それなりの作成時間がかかりますが、これも不要になります。

私も開催情報を「全画面表示」にしていましたが、Live Curtainを知ってから止めました。

まとめ

今回は、web会議の待機時間に使うLive Curtainを紹介しました。

Live Curtainは、メッセージ、時間、カラーと最低限の機能のみで構成されています。
他のシンプルなツールとの組み合わせで、難しい知識や技能は必要なく、アイディアのみで可能性を広げることが出来ます。

web会議の司会をしているなら検討してみてはいかがでしょうか？