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ScanSnap ix100を使いレシート・領収書をデータ化【紙は捨てません】

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この記事は約5分で読めます。

※この記事は、小さな会社での領収書・レシート処理に係る人向けです。
キャッシュレスを進めて、レシート・領収書もデータ発行にかえているコバヤシです。

仕事上の書類でペーパーレス化と言われています。
保管義務のある紙から徐々にデータへと法律も整備されつつあります。
けれど、小さな会社では、導入するのがめんどうです。

今回は、ScanSnap ix100を使いレシート・領収書をデータ化【紙は捨てません】についてお話しします。

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レシート・領収書は、データ化し紙も保管すべき

レシート・領収書は、データ化し紙も保管すべき、保管イメージ画像

レシート・領収書は、データ化し紙も保管すべきです。

経営者の方で、こんな方がわりと多いです。

  1. レシート・領収書をスマホの写真でとります。
  2. 写真の画像を、記帳代行してくれる税理士に丸投げします。
  3. 原本である、レシート・領収書はゴミ箱に捨てます。

えっ、データ化しているのに、なぜ紙がいるの?

デジタルにするときの法律を知りません。
もっと言うと、保管義務も知りません。

法律を知らない経営者は、山のようにいます。
これはマジでそうです。

データ化は、今はまだ導入・運用がめんどくさい

理由を説明します。

データは、改ざんが比較的容易
改ざんされないようにしなければなりません。
電子署名、タイムスタンプの等導入など、費用が高いです。

制限が多かった
3万円以上の契約書や領収書も電子保存は認められないなどがありました。
今はできます。

関係する法律は2つ
※法律の詳細は割愛します。

  • e-文書法=保存が義務付けられているすべての文書
  • 電子帳簿保存法=国税関係の書類

書類により、どちらに該当するのか見極める必要があります。
レシート・領収書は、国税関係の書類です。
電子帳簿保存法に該当します。

クラウド系の会計ソフトや、経費精算ソフトは、これらの法律にどんどん対応します。
大分簡単になってきています。
データ化は、今はまだ導入・運用がめんどくさいからです。

3つのクラウド系サービスの対応状況

3つのクラウド系サービスの対応状況のイメージ画像

3つのクラウド系サービスの対応状況を見ていきます。
freee、マネーフォワード クラウド会計、Dr.経費精算です。

3つとも、スバラシイです。
でも、まだめんどくさいです。

レシート類の原本を破棄可能にする(電子帳簿保存)
対象プラン 法人プラン ミニマム ✓ベーシック ✓プロフェッショナル ✓エンタープライズ 個人プラン スターター スタンダード ✓プレミアム   平成27・28年に改正された電子帳簿保存法により、紙のレシートや請求書などについて、一定の要件を満たしてスキャンすることで原本を破棄できるようになります。  ...
電子帳簿保存法運用の注意点(解像度要件の確認) | マネーフォワード クラウド経費
電子帳簿保存法の解像度要件について 電子帳簿保存法には一定の明瞭さで画像が確認できるよう、解像度要件があります。 マネーフォワード クラウド経費をご利用いただく上で、この解像度要件を満たす運用プロセスについて説明します。 目次 画像の解像度要件について 解像度要件を下回る利用方法 スマートフォンから画像を登録する方法 ...
電子帳簿保存法に対応 : 経費精算システム | 経費精算システムならDr.経費精算
Dr.経費精算は電子帳簿保存法へ完全対応の経費精算システムです。スマホから領収書を撮影するだけでオペレーターが入力代行。領収書レシートの原本破棄が可能、糊付け提出は不要、原本管理や保管、検索の手間も削減。面倒な電子帳簿保存法申請の代行やコンサルティングサポートも。

紙を捨てるのを止めて保管方法を簡単にする

紙を捨てるのを止めて保管方法を簡単にするのイメージ画像

「データ化できれば、紙を捨てる」のを止めましょう。
もっと簡単になるまで、法律改正待ちで良いです。

そもそもレシート・領収書数が元々多くありません。
小さな会社の私たちは、そんなに期待しなくても大丈夫です。

紙を捨てるのを止めて、保管方法を簡単にしましょう。

私がやっている方法

私がやっている方法を紹介します。

ScanSnap ix100というモバイルスキャナを使います。
軽量ですし便利です。
モバイルといっても、外に持ち出しません。
仕事場でスキャニングします。

マネーフォワードME(個人会計サービス)で個人分を処理しています。
有料化しており、データ記録用に使っています。

マネーフォワード クラウド会計(法人会計サービス)で法人会計処理をしています。
マネーフォワード クラウド経費は、私の会社では使用していません。

8つの手順
  1. 当日発生したレシート・領収書を翌朝スキャニングする
  2. 月ごとにクリップで止める
  3. 年度ごとファイルに保管する
  4. データをマネーフォワードMEに記録する
  5. 月初に当月分をエクスポートする
  6. エクセルで個人と法人経費を抽出する
  7. マネーフォワード クラウド会計からダウンロードしている総勘定元帳のテンプレートに当月分経費を転記する
  8. マネーフォワード クラウド会計にデータをインポートする
    >会計帳簿
    >仕訳帳
    >インポート
    >総勘定元帳[勘定科目と総勘定元帳ファイルを選択してください。]勘定科目で役員借入金を選択
    >[ファイルを選択]で該当データを選択
    >[インポート]
時間(月)

合計:2.6時間≒155分=(毎日:05分×30日/月一05分)

私は、事務作業が性に合わないです。
なるだけ時間をかけたくないです。

黒:02分(毎日)スキャニング
赤:01分(毎日)レシート・領収書の紙
青:02分(毎日)個人会計で記録
  05分(月一)法人会計でデータを入れる

補足
スキャニングは、ScanSnap ix100のみです。
スマホのスキャニングアプリは、レシート・領収書には使いません。
入力系統を2つにすると効率が悪いので、1本化しています。

Good よい
  • 場所をとらない
  • スキャニングスピードが早い
  • 最新のe-文書法や電子帳簿保存法に対応

Whichever どっちでもよい
  • クラウドに保存
  • OCR読み取り
  • 各種クラウドのバックオフィス系サービスとの連携
Bad よくない
  • なし
    他にも機能があるようですが、全然使っていません。

また、キャシュレス化をどんどん進めています。
レシート・領収書もデジタル発行のものに変えています。

はじめから紙を発生させない。

この状況にしたいからです。

まとめ

小さな会社でのレシート・領収書のデータ化は、今はまだ導入・運用がめんどくさいです。

関係する法律が改正されて、ボタン1個で対応できるまで待ちます。
クラウド系の会計ソフトや経費ソフトの動向みておけばわかります。

紙を捨てるのを止めて保管方法を簡単にします。
この方が簡単です。
月に3時間弱ほど使いますが、それぐらいは割いても良いです。

モバイルスキャナーはスピードが速く、レシートの大きさなら一度に2枚をスキャニングできます。
ツールは最小限にして上手く使いましょう。

レシート・領収書は、データ化し紙も保管すべきです。

最後まで読んで頂きありがとうございました。

編集後記

OCRで紙から認識率をあげるより、音声で記録する方が早く実現しそうな気がします。”OK Google、2019年9月5日 事務用品300円、記録して。” スマホから入力すれば簡単ですね。

コバヤシ タケシ

当サイトの運営者。ラジオパソナリティー。毎週火曜日朝6:00~6:30 ゆめのたね放送局 関西チャンネル BizHack MEDIA 放送中。2019年9月放送日:9月3日、10日、17日、24日

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