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ScanSnap ix100を使いレシート・領収書をデータ化【紙は捨てません】

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※この記事は、レシート・領収書処理をする人向けです。
レシート・領収書は、データ発行にしたコバヤシ(@BizHack1)です。

仕事上の書類は「ペーパーレス化」が進み、保管義務のある紙からデータへと法律も整備されつつありますが、導入するのがめんどうです。

今回は、ScanSnap ix100を使いレシート・領収書をデータ化【紙は捨てません】についてお話しします。

Podcast配信あり|BizHack MEDIA Vol.16| 2020.04.07,14/2020年04月07,14日配信「第16回放送」
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レシート・領収書のデータ化と紙の関係

レシート・領収書は、データ化し紙も保管すべき、保管イメージ画像

レシート・領収書をデータ化した後、原本の紙を捨てているなら注意が必要です。
データ化や保管に法律があるので、それに準拠しなければならないからです。

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e-文書法と電子帳簿保存法

関係する法律は2つで、e-文書法電子帳簿保存法です。

  • e-文書法=保存が義務付けられている法定文書
  • 電子帳簿保存法(電帳法)=国税関係の書類

法律の詳細は割愛しますが「対象文書の違い」「文書保存の要件違い」があります。
以前は「税務署長による承認の要否」などもありましたが今はありません。

参考:国税庁「電子帳簿保存法が改正されました(令和3年12月改訂/pdf)

レシート・領収書は、どちらにも当てはまるので、広義:e-文章法、狭義:電子帳簿保存法と捉えても良いかも知れません。

また「紙をスキャニングしてデータにしても良いのか?」や「紙がなくデータのみの場合は紙に印刷しなければならないか?」などの要件や、改ざんが容易なデジタルデータは、電子署名やタイムスタンプ等でブロックするための要件があるので、ややこしくなっています。

時間やお金などコストがかかりますが、徐々に緩和されつつあり、例えば、以前は認められなかった、3万円以上の契約書や領収書も電子保存OKになったりしています。

このような法律があるという事は理解できたと思いますが、どう対応してけば良いのでしょうか?

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方法1:クラウド系サービスを使う

3つのクラウド系サービスの対応状況のイメージ画像

1つは、クラウド系の会計や経費精算アプリを利用する事です。

freeeやマネーフォワード クラウド会計、TOKIUM電子帳簿保存(旧:Dr.経費精算)などで、法律対応はもちろん使い勝手も日を追うごとに上がっています。

レシート・領収書が会計データに紐づくように、専用のサーバーにupして履歴管理が出来たり、検索が容易で電子帳簿保存法にも対応など、至れり尽くせりです。

メリットは、法律知識がなくても簡単な操作で扱える事で、デメリットは、使い続ける限り費用が無尽蔵にかかり、移行しにくい事です。

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方法2:モバイル型スキャナを使って簡素化

1つは、モバイルスキャナを使って簡素化する事です。

レシート・領収書が多くないなら、ScanSnap iX100等のモバイル型スキャナでデータ化し、紙をクリップで止めるなどで保管したほうが良いかも知れません。

富士通 スキャナー ScanSnap iX100 黒色 FI-IX100A
スキャンスナップ(ScanSnap)
読取方式: 手挿入(連送可:CDF)

「キャッシュレス化する」「使うカード類を減らす」「口座連携する」などを行い、なるだけ紙を減らしておくと管理が楽になります。

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参考:日々の手順を紹介

具体的な日々の手順を紹介します。

機材やサービスは、ScanSnap iX100マネーフォワードME(個人会計サービス)、マネーフォワード クラウド会計(法人会計サービス)を使います。

マネーフォワードMEは、個人の立替金、マネーフォワード クラウド会計は、法人会計処理で使います。

  1. 週1回、1週間で発生したレシート・領収書をScanSnap iX100でスキャニングする
    紙は、月ごとにクリップで止めておき、年度ごとファイルに保管します。
  2. 毎朝、紙の情報をマネーフォワードMEに転記する
    データ化は、週1回で良いですが、忘れてしまうので翌日には転記完了がオススメです。
  3. 月初に翌月分のデータをcsvでエクスポート(出力)する
    エクスポートしたデータは、エクセルなどで法人経費の個人立替金を抽出します。
  4. マネーフォワード クラウド会計に3.データをインポート(入力)する
    マネーフォワード クラウド会計からダウンロード出来る「総勘定元帳」のテンプレートに転記したものを使います。

マネーフォワード クラウド会計の「総勘定元帳」テンプレートのダウンロード方法
>会計帳簿>仕訳帳>インポート>総勘定元帳[勘定科目と総勘定元帳ファイルを選択してください。]勘定科目で役員借入金を選択>[ファイルを選択]で該当データを選択>[インポート]

スキャニングする紙のレシート・領収書の量によりますが、月に50枚程度なら1~2時間もあれば個人、法人とも完了します。

ScanSnap iX100の使い勝手の良いところは「場所をとらない」「スキャニングスピードが早い」「耐久性能が高い(7年使っても劣化なし、故障なし)」で、「クラウド保存」「OCR読み取り」「他サービスとの連携」などは使っていません。

入力経路はScanSnap ix100のみ
スマホのスキャニングアプリは使いません。入力系統を2つにすると効率が悪いので1本化がオススメです。

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まとめ

今回は、レシート・領収書を手軽にデータ化する方法を紹介しました。

関係する法律「e-文書法」と「電子帳簿保存法」は運用しやすいように改正を繰り返していますが、まだまだ手間がかかります。

現状で、簡単な方法は「クラウド系サービスを使う」か「モバイル型スキャナを使って簡素化」です。

前者は、もっとも楽ですが移行しにくく、費用がかかります。
後者は、少し手間ですが、管理主体が自らに有り、費用はかかりません。

紙とデータが混在する「レシート・領収書」は、非生産な事務作業ですから、効率化を図りましょう。

最後まで読んで頂きありがとうございました。

編集後記

OCRで紙から認識率をあげるより、音声で記録する方が早く実現しそうな気がします。”OK Google、2019年9月5日 事務用品300円、記録して。” スマホやスマートスピーカーから入力すれば簡単ですね。

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