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小さな会社必見!マイナンバーカードを電子証明書として使う方法。

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年に決まった時期だけの算定基礎や労働保険などはまだしも、社会保険料や源泉所得税、特別徴収の住民税の預り金などは、翌月10日までに支払う義務があり、毎回書類を作成し納付するために金融機関に出向くのは、小さな会社にとっては、煩わしいものです。

そこで、電子申請して事務処理を軽減しましょう。

今回は、電子申請するための前準備として、マイナンバーカードを使って電子証明書をする方法をご紹介します。

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小さな会社ほど、電子申請すべき

小さな会社では、人数も少なく大きな会社と比べると大した業務量でもないです。

しかし、小さいが故にコストのかかる間接部門は、設置しないことがほとんどです。経営者自らが行うことが多いのではないでしょうか?ましてや、1人会社では、選択の余地なく自分で行うことになります。

ただでさえ忙しい経営者であるあなたは、生産性のない以下の作業を軽減しましょう。

電子申請すべき5つの理由
  1. 窓口に行かなくても良い
  2. いつでもできる
  3. 状況確認できる
  4. 郵送しなくて良い
  5. 電子納付ができる(完全ではない)

電子証明書としてマイナンバーカードが使用できるようになった

平成28年1月からマイナンバーカードが交付が開始され、電子証明書として使えるようになったため、一気に導入の敷居が下がりました。

しかし、電子申請により事務処理負担が軽減されたのか?となると、答は、NOと言えます。私の周りの小さな会社の経営者の方々で、導入している方はいません。

なぜでしょうか?

それは、電子申請をするために「電子証明書」を用意しなければならない事が一因ではないかと思います。「有料+申請が面倒+更新が面倒」と3拍子揃っており、なかなか面倒クサイです。私は、これがネックで導入を遅らせました。

詳細は割愛しますが、比較的大きめの法人や税理士・社労士・行政書士などの士業関係のように、不動産や特許の書類も大量にさばく業務でないと、導入するメリットがありませんでした。

電子申請の開始時期

そもそも、日本で電子申請が開始したのは、いつ頃でしょうか?

今回関連する電子申請は、現在のところ3つがあり、それぞれの開始時期は以下になります。

行政情報の社会的活用の推進の一環として、平成13年4月1日から提供を行っています。

e-GovHP よくあるご質問(カテゴリーから探す)より

平成16年2月 国税電子申告・納税システム(e-Tax)サービス開始

国税庁 HP 税制・税務行政史より ※全国運用は6月から

平成17年1月に、サービスを開始しました。

eLTAX HP 提供サービスを追加 より

電子申請は、14~18年前(2019年7月現在)から運用開始されています。結構前からです。

一番最初に開始されたのは、e-Govで今から 18年前( 平成13年)で、最後に開始したのは、14年前(平成17年)のeLTAXでした。

結構な時間はかかっていますが、システムの統合がようやく出来きつつある段階ではあります。ソフトウェア(クラインアト側)のUIなど、まだまだ改良の余地はありそうです。民間のサービスに比べて使いやすいとは、とても言えない状態です。

私の感覚では、ちょうどwindouws95くらいのイメージです。

マイナンバーカードの登場

マイナンバーカードの登場により、行政サービスと連携できるようになりました。

現時点で、個人利用のメリットは、住民票や印鑑証明の写し役所の窓口で購入するよりも安く、コンビニのコピー機で取得できるため、窓口の営業時間外でも取得できるくらいです。

便利にはなりましたが、そもそも個人でそんなに利用する書類でもないため、機会はあまりないかも知れません。

どちらかというと、電子申請として使用できるため、今までの煩わしい電子証明書の申請手続きが不要になりとても楽になりました。

マイナンバーカードの電子証明書の費用と有効期限(2019年7月現在)

費用=0円/有効期限=発行から5回目の誕生日まで

マイナンバーカードの発行手順

マイナンバーカードの発行手順は以下の公式サイトをご覧ください。

ICカードリーダライタの準備

SONY PaSoRi RC-S380

マイナンバーカードに入っている電子証明書を読み取る機材です。

※スマートフォンでも対応機種なら読み取れるようになっていますが、今回の目的をスマートフォンで利用する必要性が無いため、調査していません。

私のお勧めは、SONY PaSoRi RC-S380です。amazonでもすぐ購入できます。

以下の公式サイトをご覧ください。

パソコンの準備(クライアント側アプリ・ソフトウェアのインストール)

パソコンで使えるようにクライアント側のアプリ・ソフトウェアのインストールを行います。 以下の公式サイトをご覧ください。

政府(e-Gov)、国税(e-Tax)、地方税(eLtax)で使う

では、電子申請することによりどういう事務処理が軽減されるか、みていきましょう。

「電子政府の総合窓口」e-Gov(イーガブ)

政府に対する手続きができる。主な用途は、社会保険や労働保健の申告・納付など

「国税電子申告・納税システム」e-Tax(イータックス)

国税に対する手続きができる。主な用途は、確定申告や所得税の申請・納付など

「地方税ポータルシステム」eLTAX(エルタックス)

地方公共団体に対する手続きができる。主な用途は、法人事業税や個人・法人住民税の申告・納付など

eLTAXはすべての地方公共団体に対応してはいません。今のところ、2019年10月1日から全ての地方公共団体が対応予定です。

例えば、京都市の会社は、京都府にも京都市にも電子申告はできますが、電子納付はできません。(2019年7月現在)

このような事務処理が軽減されます。これをクラウドサービスなどと連携させることで、もっと軽減することが出来ます。

まとめ

ここまで、みてきましたが、まだまだ手続きは面倒です。1人会社の方などは、 決まった時期にしか発生しない数回の事務手続きと毎月の月次ルーティンも少ないため、その時になって管轄省庁に出向いて担当者の方に対面でお話しして書類完了とすることも多いと思います。

例えば、社会保険は口座引落にして、6~7月にある算定基礎届は労基にいって書類を提出するなどです。

しかし、これからの時代、どんどん電子化は進んでいきます。我が国もちょうどこなれてきた頃合いですので、今から電子申請にチャレンジしてみてください。

紙で行っているときもそうでしたが、人任せにしていると仕組みを知ることが無いため、広義な意味での人件費(採用、教育、基本給の決定、残業代、社会保険、労働保険のコストまで含む)や税金の計算方法、支払時期を知らない方が多いです。

結果、経営計画が現実味を帯びないため、3~5年の中期計画など、計画立案を描くことができません。電子申請を自分で行い、実際にかかるコストを知る機会にしてみてはいかがでしょうか?

仕組みを知っていると、決算間近に急いで経費化し、利益を圧縮したりしなくなります。先の資金調達に向けて、事業拡大に向けて人員の増員が必要など内部留保する利益額までわかってきますよ。

最後まで読んで頂きありがとうございました。

編集後記

マイナンバーカードを電子申請で使えるには使えます。が、社長や国から専属業務に認可されている士業さんでないと代理申請はできません。総務部などの一担当者が使うには自分の個人情報を使ってになるのですから、退職時どうするのか?などの問題があります。まだまだ仕組み的にもクリアしなかればならない課題も多いです。実務で使う場合は顧問税理士さんがついているようなら、委任している業務の電子申請時に利用している識別番号を使うなどしていく事が必要です。

コバヤシ タケシ

ラジオパーソナリティー/SDGs認定ファシリテーター/元デザイナー/元会社経営/『少人数×経営×IT×デザイン』をテーマに情報発信/2019年から話す仕事、書く仕事をメインに再構築/アラフォー/住処は関西/ITコンサルと開発マネジメントが得意/起業する人や年商1億までの経営者の方、ラジオゲストに出てください!

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