【前編】は、現在使用している機材をあげました。今回の【後編】は、選択したポイントの説明をします。
機材選択した3つのポイント
”仕事の効率重視” は3つのポイントから判断しています。
- どういう動き方をするか
- タスクに落とし込んだ作業の時間
- どういう環境になるのか
”どういう動き方をするか”
これは、半期、四半期、月、週、日で大まかにやることをデザインします。3～5年の中期や単年度計画ありきです。ここが内容でしたら先に作りましょう。はじめての方はおおざっぱで良いです。
上期に次年度の仕込み案件の準備をする。下期に上期未達の売上駆け込みをする。達成していれば次年度仕込き案件のテスト実施を開始する。旅行などの休暇をここと、ここになど具体的にとる。などを決めます。
既存顧客と新規顧客の増減をみる。売上比率をみる。計画に沿っていない仕事はしていないか、休暇が取れているかなどを確認します。
ルーティンの消化率をみる。生産性の低いものがどのくらい残っているか確認する。多ければ、止めて入れ替えしていくかなどを確認し決めます。
上記消化率が正しいのかを確認する。ズレていれば、次月に補正をかける。などを行います。
”タスクに落とし込んだ作業の時間”
”どういう動き方をするか”で決めた内容を元に、どのくらい時間を使うか出します。期間の長い半期や四半期からやると、体感できる時間とのズレが大きく、難しいです。私は、48時間の2日くらいしか体感がありません。毎日→毎週→毎月からの算出をお勧めします。
例えばこんな感じ
- ブログを毎日4時間で書く ＝ 112時間/月（4時間/日×7日×4週）
- 経費処理は毎日0.5時間でやる ＝ 14時間/月（0.5時間/日×7日×4週）
- お客様との商談が週に3時間ある ＝ 12時間/月（3時間/日×4週）
1番大きな時間は、ブログの112時間です。
土日休みで、毎日10時間働くとして、月の時間は、200時間（10時間/日×5日×4週）です。
それぞれのタスクに掛かる時間を月時間で割るとこのような割合になります。
- 56% 112時間/月：ブログを毎日4時間で書く
- 7% 14時間/月：経費処理は毎日0.5時間でやる
- 6% 12時間/月：お客様との商談が週に3時間ある
56%をブログに割いている訳です。経費処理と商談は、10%以下です。
”どういう環境になるのか”
先に出した時間数と割合を元に、場所や時間帯、懸念事項も出しましょう。
- 場所：事務所
- 時間：10:00～12:00と15:00～16:00
- 懸念事項：これでもぎりぎり。他に割り込み入ればアウト。
- 場所：事務所
- 時間：～18:00
- 懸念事項：外回りが終わってから帰る前に記帳するが、外回りが伸びれば直帰もあり得る為出来ない可能性がある。
- 場所：お客さまの会社
- 時間：13:00～
- 懸念事項：移動時間が片道1時間かかる。議事録作成もある。
これが現状です。1日10時間働くとして、と先に言いましたが、とてもじゃないですが、実行できそうにありません。私は、以前は全然ムリで、9:00～13:00（5時間）＋15:00～25:00（13時間）の1日18時間とかやってました。今思うと疲労困憊ですね。
そこで、1個毎のタスク時間を短縮すること、ワークフローの見直しが必要とわかります。慣れる、そもそものやり方を変える。などで集中して行う時間を1、2時間にする。継続して進めるなどが対処方法ですが、ここは、機材について語っているので割愛します。
継続して進めるがポイントで、そのための環境を用意していきます。
機材の性能があがり、継続仕事をしやすくなった
こうして出していくと、1日に本当に有効な使える時間はとても少ないことがわかります。今の機材は、通信環境も整ってきましたので、移動時間や朝や夜の時間を有効に使うことができます。集中してやる事も継続して進める事も、とても簡単に実現できます。
- どこでも仕事をする
- じっくり仕事をする
時代に関係なく、仕事はいつもこの2点が必要です。先に述べた割出にこの要素を追加して、機材の要件を出してみます。
- 持ち運びができる ＝ かばんに入る、重くない（1.5kgくらい）
- 耐久性がある ＝ ビジネス用の頑丈なもの
- ある程度の画面サイズ ＝ HD以上（1366×768）
- 入出力できる ＝ HDMI、USB3.0、ミニD-Sub15ピン、ヘッドフォン、SDカード
- 通信環境がいる ＝ 通信規格5GHz、スマホのデザリング
- バッテリーがもつ ＝ 6時間以上
- 素早い入力 ＝ 遅延少ない、ワイヤレス、小型マウス、ペン入力
- 素早い数値計算 ＝ 電卓
- 打ち合わせができる ＝ 顔が見える、音声が聴こえる
- 紙のデータ化 ＝ 処理の早いスキャナー、クラウド環境
- 電源の確保 ＝ 口数の多いコンセント
- バックアップ ＝ ハードディスク
ノートパソコン、タブレット、スマホ、マウス、スキャナー、電卓、HDD、コンセント
- 素早い入力 ＝ 安定感のあるキーボード、グリップ感のあるマウス、タブレット併用
- 耐久性がある ＝ 入力系で必要
- 素早い数値計算 ＝ 電卓
- 画面が大きい ＝ 据え置き型のモニター（24インチくらい）
- 入出力できる ＝ HDMI、USB3.0、DSub15pin、ヘッドフォン、SDカード
- 通信環境がいる ＝ 通信規格5GHz、高速回線、10台以上の接続
- 打ち合わせができる ＝ 顔が見える、音声が聴こえる
- 紙のデータ化 ＝ 処理の早いスキャナー、クラウド環境
- リラックスする ＝ 映像や音楽を見たり、聴く
- 電子認証する ＝ 国・地方自治体、官公省庁
- バックアップ ＝ ハードディスク
- 相手がMacの場合 ＝ Mac OS搭載パソコン、高負荷作業はしない
ノート・据え置き型パソコン（Windows／Mac）、タブレット、スマホ、モニター、キーボード、マウス、スキャナー、ルーター、電卓、HDD、コンセント、マイナンバーカード、カードリーダー、スマートスピーカー、メディアストリーミングデバイス
現在この環境をもっています。
お金をかけて、作業効率をあげることの意味
これを用意するには、ある程度のお金は必要です。けれど、作業効率がとても上がります。なくならない事務作業などのルーティンは、さっさと済ませ、次の事を考えるための情報収集をするなどに時間を使えるようになります。そうなると、生産性があがってくるので、回収がはやくなります。 先行投資と考えましょう。
今私が優先的に取り組んでいるのは、ブログを書くことです。1記事4時間を目標にしています。何年も毎日更新されている収益化出来ている方が、このくらいの時間のようだとわかったからです。
現状8～12時間かかっています。まったくもって、時間が足りません。ルーティンや通常営業などはなくなりませんが、かなり短い時間で済ませるようにしています。ブログを書く時間は、ワークフローや開始時間の変更、人の配置など試行錯誤中です。文章の書き方やネタをどう集めるかというようなハウツーものは、非効率ですので時間に入れていません。ある程度やり方をパターン化し、確立できれば、部分的な問題解決の為に短い時間で習得する予定です。
新しい取り組みをするときは、このような試行錯誤が必ず必要です。何かをやるときは、このパターンになります。ですので、環境面の整備は、なるだけこの試行錯誤の時間を割けるように、先行投資してしまいましょう。大体2年が買い替えタイミングです。
仕事効率重視にして機材を選ぶ
私は元々デザイナーという専門職で、1日の集中作業時間が10時間以上と、とても多かったです。
この時間を確保した上で、複数の関係者の方と仕事をしていました。1個1個が専門的になっており、より効率重視な機材選びをしていました。大規模になればなるほど、より深堀された仕事品質の高いものを、びっくりするくらいの速度で実行することを体感しました。
インプット・アウトプットが恐ろしく早かったのは、後にくる仕事が見えていたためです。初めの機材選び等の環境整備はとても重要でした。
おさらいです。
まずは、3つのポントを出しましょう。
- どういう動き方をするか
- タスクに落とし込んだ作業の時間
- どういう環境になるのか
次に、仕事のスタイルをどうするか出しましょう。
- どこでも仕事をする
- じっくり仕事をする
これが後にくる仕事が見えるようになる第1歩ですので、まずは、ここを出して、仕事効率ができる機材を選んでください。
最後まで読んで頂きありがとうございました。
私が作業をしているときに他の方が見ると、速さにビックリされることがあります。ブラインドタッチはできないし、機材に対してそんなに知見はないです。私も、私と違う仕事をされている方の作業の様子をみるとそう感じます。これは、自分はできないな。という”隣の芝生は青く見える”だけなんだろうなと思います。仕事の効率に合わせて、使う道具を選ぶ事が大事だなぁと思いました。限定要素にするのがコツです。
