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【会議の進行を人に任せる】議事録・備忘録を5分でまとめてもらう方法

少人数経営のデザイン
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この記事は約7分で読めます。

※この記事は、会議の進行を人に任せたい人向けです。
会議数を絞っているコバヤシ(@BizHack1)です。

会議の進行経験が浅い人は、議事録・備忘録をまとめるのがうまくありません。
進行に手いっぱいで、そこまで考えが及ばないのかも知れません。

とはいえ、議事録・備忘録が要点を抑えていないと、会議に参加していないあなたは、次の行動がわからず、助言することもできません。

今回は、【会議の進行を人に任せる】議事録・備忘録を5分でまとめてもらう方法を解説します。

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会議の進行を人に任せる

会議の進行を人に任せると、あなたが参加しなくても仕事が進み、会議にかける時間を別の仕事に振り分けることができます。

その為には、使える議事録や備忘録を、会議中に作ってもらう必要があります。

なぜなら、会議後に作成したり確認する時間がなくなり、会議終了直後から次の行動がとれ効率がとても良いからです。

会議中という限られた時間ですから、あまり時間をかけないで「まとめる」必要があり「問題・課題点」と「次の行動(todo)」が中心の議事録・備忘録になります。

どうやるのか、説明します。

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5分でまとめる方法

まずは、以下の議事録をみてください。

2021年08月23日(月)15:00-16:00、Zoom、スタジオ週次MTG、コバタケ、がんちゃん

議題 ※詳細は、別途memo参照。
先週の進捗
・機材のブログ記事が遅れ気味→10時間の工数確保が必要

今週の予定
・機材のブログ記事遅延解消→aタスク10時間を使う(翌月優先タスク)
・xx氏MTGあり→事前連絡、フィードバックをMTG終了後実施
・9月月次予定表作成

問題点と課題
・機材記事が遅れ気味になる
→機材に関する知識不足の為、インプットを別タスクで次月から工数をとる
・休日時のお客さま対応ができない
→1次対応:コバタケ、がんちゃんで共有メールを朝9時に確認する
→根本対応:スタジオ計画のフロー整備を1か月前倒しする

todo
(がんちゃん)
・08/24、-12:00 ゲスト事前シートup
・08/25、-12:00 xxx氏MTG,ZoomURL通知
・08/25、-12:00 スタジオ計画フロー整備前倒し時の問題点メモ
・08/26、11:00-12:00 xxx氏MTG,Zoom
・08/26、12:00-12:10 xxx氏MTG,フィードバック
・08/27、-12:00 月次予定作成(09月分)

(コバタケ)
・08/24、-17:00 ゲスト事前シート,フィードバック
・08/26、11:00-12:00 xxx氏MTG,Zoom
・08/26、12:00-12:10 xxx氏MTG,フィードバック

次回MTG
・2021/08/30(月)10:00-12:00、Zoom

これは、実際に使用(一部数字や名称は変えています)している議事録・備忘録で、予め作成しておいたテンプレートに、数字と文章を変更し会議中に完成しています。

5分でできるのは、要点のみのシンプルな構成のテンプレートがあるからです。

議事録・備忘録のテンプレートをつくる

それでは、会議中に完成する 議事録・備忘録のテンプレートをつくっていきましょう。

「予定と実績」「今後の予定」「問題と課題」「todo」の内容を、担当者と話しながらつくります。

テンプレート作成の打ち合わせを1時間ほど開催し、

・オンラインなら、担当者が画面共有でメモ帳などで作成してもらう
・オフラインなら、担当者にホワイトボードに書いてもらう

で進行します。

画面共有やホワイトボードに書いてもらうことで、担当者がどういう考えで「まとめたのか」を、あなたは知ることができます。

これを、会議で使用していきます。

第1稿はシンプルでOK。テンプレートの管理をみせる

打ち合わせで作成したテンプレートは第1稿です。

はじめから完成度を上げても担当者が使えませんし、2,3回会議を進めると、使いずらい箇所が出てくるので、それを修正し「テンプレートを管理すること」を担当者にみせます。

なるだけシンプルで運用しやすい形でスタートし、1ヶ月に1度など定期的に更新してもらうことで、テンプレート管理を「担当者がやること」と位置付けます。

担当者自身が作成・管理することを「プロセスを通じて体感してもらうこと」が大事です。

私が「1つ前進したな」と感じるのは「日付と時間」が書かれた時で、できない数字だとしても「OK」としています。

話した内容を具体的な行動に落とし込むには5W2HやWBS(Work Breakdown Structure:作業分解構成図)が必須で、日付と時間が書いてあると、前後タスクの関係性が見えてきます。

「それをやるんだったら、こういうタスクが発生するんじゃない?」や、
「そのタスクなくても大丈夫!」など

具体的な行動が掴め、担当者が「何に」気づいていないのかがわかります。

「そのままやってもらう」のか
「大きな失敗だから是正しよう」

など判断ができた上で、具体的な相談にのることができるのは、日付と時間=締め切りのある行動が入っているからです。

はじめは、工数見積もりが甘く、少ない・多すぎる時間になっていたり、要点がズレて文章が冗長になったりしますが、繰り返すことで良くなります。

会議参加者にルールを伝える

以下のルールを会議参加者に伝え、会議を始めます。

・会議が始まったら、テンプレートの内容を頭においてね。
・会議進行をしながらになるので「キーワード」で良いよ。
・ 「キーワード」 は、やる・やらない事や自分が知らないワードですよ。
・全員が見える形で、どんどん書き込んで下さいね。
・会議の終了10分前ぐらいに「まとめ」時間をつくるから、そこで整理しましょう。

これで、会議中に議事録・備忘録を完成させる合意が取れました。

整理は「日時、担当者、タスク」でまとめる

整理は「決まったこと」「決まらないこと」を「日時、担当者、タスク」でまとめます。

「決まらないこと」は、問題が課題化されていないため、タスク分解できません。
こういう場合は、すぐに取り掛かれるタスクに対して「日時、担当者」を充てます。

どういうことかと言ううと、

例えば、
先の議事録・備忘録にある、

問題点と課題
・休日時のお客さま対応ができない
→1次対応:コバタケ、がんちゃんで共有メールを朝9時に確認する
→根本対応:スタジオ計画のフロー整備を1か月前倒しする

この部分は「決まらないこと」で、1次対応は実行可能ですが、根本対応はこの会議では解決しません。

業務フローの見直しを、当初より1ヶ月前倒しすることまでは決定しましたが、他の業務がどういう影響を受けるのか不明です。

これを解消すべく、

todo
(がんちゃん)
・08/25、-12:00 スタジオ計画フロー整備前倒し時の問題点メモ

でタスク化しています。

すぐに取り掛かれる「1次対応タスク」と、時間が読めない「根本対応タスク」に分けると、

「フロー整備」を1ヶ月前倒しすると、問題への取り組みは早くなるだろう。
もしかすると、事業部で解決できない休日出勤の整備が必要かもしれないな。

などの想定ができます。
この問題を根本的に解決するには、全社的な労働環境整備が必要かもしれません。

このように、

・事業部での影響範囲は → 担当者が対応
・全社的な影響範囲は → あなたが対応

のように役割分担も見えてきます。

行動を決めると、時間を要する問題を課題にすることができます。

議事録・備忘録は、その場で共有する

できた議事録・備忘録を、関係者とその場で共有します。

・オンラインなら、txt化したmemoをチャットで共有
・オフラインなら、ホワイトボードを写真に撮り、チャットで共有

などです。

その場で共有するのは、会議終了直後から即、タスク実行んみ移れるからです。

ルールで伝えているため「あーだ、こーだ」という不毛な話は出ませんし、議事録を後から確認する時間も不要になります。

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まとめ

議事録・備忘録は、

・行動することができる要素「日時、担当者、タスク」を記載する
・会議中に完成させる

と、議事録・備忘録の作成や確認の時間がなくなり、会議直後から行動に移せます。

また、書き方や共有方法を設計すると、会議の進行も人に任せることができ、忙しいあなたの時間をより価値ある時間に振り分けることができます。

今回は【会議の進行を人に任せる】議事録・備忘録を5分でまとめてもらう方法を解説しました。参考にしてみてください。

最後まで読んで頂きありがとうございました。

編集後記

20年前に対面会議が主流だったころは、議事録・備忘録をデジカメで撮るところまでが、会議中にできたことでした。SDカードのデータを書く個人のメールに添付する手間があったからです。今はもう「議事録の共有タスク」は0時間です。

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コバタケ@BizHack

ラジオパーソナリティー・2030SDGs認定ファシリテーター|『少人数×経営×IT×デザイン』をテーマに情報発信中。2019年から話す仕事、書く仕事をメインに再構築しています。現在アラフォーで住処は関西です。ITコンサルと開発マネジメントが得意で、中小零細企業や個人事業主、起業する人へ「これからの在り方」をサポートしています。

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