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苦手な時間管理は、音声認識のタイマーや時計アプリを使うとカンタン

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※この記事は、時間管理が苦手な人向けです。
時間管理が苦手なコバヤシ(@BizHack1)です。

今回は、苦手な時間管理は、音声認識のタイマーや時計アプリを使うとカンタンを説明します。

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タイマー機能を使って時間を計る

時間管理の方法は「使っている時間をみえる化(=記録)する」ことですが、慣れていないあなたは、何から始めるといいのかわかりません。

私も元々時間管理は大の苦手で、〆切ギリギリまで出来ませんし、スケジュールも詰め込み過ぎでした。毎日「忙しい」状態になり、焦ってばかりいました。
思い起こせば、子供の頃も夏休みの宿題もできていなかったので、根本的に時間管理が苦手です。
そんな私が、試行錯誤した「普通に時間管理ができている」方法と手段を紹介します。

Appleの「Siri」「Google アシスタント」のような音声認識や、スマホに標準で入っている「時計アプリ」のタイマー機能を使って時間を計ることから始めましょう。

適正な時間を知るために時間を計る

始めは時間の見積なんて出来ません。

時間管理が苦手な人は、決してサボっていません。むしろマジメです。
「1つの仕事に時間をかけ過ぎて、他の仕事が出来なくなっている」ではありませんか?
時間をかけ過ぎているその仕事は、あなたにとって適正な時間でしょうか?

適正な時間を知るために、時間を計ることが必要です。

タイマーはカンタンな手段

何かを続けるとき、カンタンな手段にしないと出来ません。

時間管理が苦手な人は、「手段」ではなく「方法」を選びがちです。
例えば、仕事をやっても時間通りに終わらないので、なんとか改善しようとします。
時間管理の本を読んだり、時間管理ができている人に聞いたりして情報を集めます。
実践しますが、改善しないので「なぜだろう?」で止まります。

情報を集めるのは「方法」であって「手段」ではありません。

方法は、物事をこなしていく中で掴むもので、勉強が必要な学習ですから、時間が掛かります。手段は、物事をこなさなくても試せるもので、カンタンにすぐにできる事ですから、時間が掛かりません。

タイマーで時間を計る事はカンタンな手段です。

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経験が浅く大事な仕事には、必ずタイマーを使う

私は、経験が浅く大事な仕事には、必ずタイマーを使います。
なぜなら、経験が浅いので自分に合った適正な時間を早く掴みたいからです。

慣れている仕事は「やる気が起きない時」や「その仕事を分断してする時」で、使用用途が違います。

例えば、私は1年前からブログを書き始めましたが、未経験ですから、1記事にどのくらい時間が必要なのかわかりません。そこで、ネットでブログを書いている人の記事を集めます。すると「2時間使っています」や「10時間かかります」などバラバラでした。

集めた記事から、2~10時間の幅があることがわかります。
この情報を元に、毎日記事を書くとして時間を見積ってみます。

月60時間(30記事×2時間)~300時間(30記事×10時間)ですから、
1日8時間働くとして、1か月で7.5日~37.5日が必要になります。

ここでわかることは、幅が大きすぎて時間の見積とは言えないことです。

とりあえず、真ん中あたりをとって5時間くらいと決めます。
実際問題として「1日5時間も使えるのか」と考えると、せいぜい3時間がいいところです。

現実的な使える時間で計算すると、月90時間(3時間×30日)になります。
1記事にかかる仮定の時間は5時間ですから、月18記事(月90時間÷5時間)ができる範囲です。

とりあえず、筋道の通った考え方になったので、これでブログを書き始めます。

この時大事なことは、タイマーを3時間でセットすることです。
1記事を書くのに必要な5時間ではありません。

iPad mini 第5世代 iOS 標準の「時計アプリ」のタイマー機能の画像
iPad mini 第5世代 iOS 標準の「時計アプリ」のタイマー機能

私は、記事を書き始める時に、タブレットに標準でついている「時計アプリ」にある、タイマー機能を使って3時間に設定していますが、音声認識ができる、iPhoneのsirやGoogl アシスタントでも、AmazonのAlexaでも良いです。職場や家庭で「OKグーグル、タイマー3時間」と言える環境ならより手軽です。

タイマーが鳴るまで、他のことをせずにやり切ります。
記事の進み具合を確認し、後どのくらいの時間が必要なのかを把握します。

これを繰り返して、

1か月後は…月118時間で22記事の1記事5.4時間でした。
1か月前は…月90時間で18記事の1記事に5時間でした。

1記事に対して0.4時間(=24分)超過していますが、はじめて5日後には、18記事達成が可能とわかったので、毎日3時間のノルマをクリアしたのちに、30分ほどを追加したからです。

このように、経験が浅く大事な仕事に、カンタンな手段のタイマーを使うことで、私の1記事にかかる適正な時間は5~5.4時間とわかりました。

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まとめ

時間管理が苦手な人が、タイマーを使って管理する方法を説明しました。
タイマー機能を使うと、とにかくカンタンですからオススメです。

「記録をしっかりとる ⇒ 時間を計る」
これを繰り返していくと、あなたにとっての適正な時間がわかります。

時間見積の精度が上がると、新しい仕事をどんどんこなせるようになります。
これだったら「できそうかも」と思ったあなた!是非、実践してみてください。

最後まで読んで頂きありがとうございました。

編集後記

はじめてブログを書いた1か月目は、18~22記事で1記事5~5.4時間です。1年たった先月は、月100時間で11記事の1記事9時間です。構成の難しいものを数記事入れるなど試しているからです。次は、1記事2、3時間と極端に短い構成を試してみようと思います。

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コバタケ@BizHack

ラジオパーソナリティー・2030SDGs認定ファシリテーター|『少人数×経営×IT×デザイン』をテーマに情報発信中。2019年から話す仕事、書く仕事をメインに再構築しています。現在アラフォーで住処は関西です。ITコンサルと開発マネジメントが得意で、中小零細企業や個人事業主、起業する人へ「これからの在り方」をサポートしています。

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