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サヨウナラ、紙の契約書!【Cloudsign|クラウドサインの使い方】

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この記事は約6分で読めます。

※この記事は、契約書締結を簡単にしたい人向けです。
ペーパーレスを進めているコバヤシ(@BizHack1)です。

メンドクサイけれど、やっておかないと、あとあと困る事があります。
契約書の締結もその1つです。

以前は、契約書の締結にとても時間がかかっていました。
今は、数分で完了します。

今回は、サヨウナラ、紙の契約書!【Cloudsign|クラウドサインの使い方】を説明します。

Podcast配信あり|BizHack MEDIA Vol.9| 2019.12.17,24/2019年12月17,24日配信「第9回放送」
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あなた発信の契約書は、Cloudsign(クラウドサイン)で完了する

Cloudsign(クラウドサイン)TOP画面の画像
クラウドサイン 公式サイトより

契約書は締結しておきましょう。

トラブルは後から発生します。
その時、第三者が確認できる書類がないと、「いった、いわない」の水掛け論になります。

トラブルは突発的におこります。
キチンと締結しておきましょう。

私たちのような、少人数経営で、以外に締結書類がないことが多いです。気を付けましょう。

事業主Aさん
事業主Aさん

契約書を締結する事は、大事なのはわかったよ。
でも、契約書の締結って相手先がある事だから、結構時間がかかるんだよね。
メンドクサイなー。

ですね。
Cloudsign(クラウドサイン)を使うと、たったの数分で終わります。

Cloudsign(クラウドサイン)とは?

当サービスは、事前に内容についてお互いの合意が済んでいる契約書・発注書などの書類をアップロードし、相手方が同意することにより、相互同意がなされたことを示す電子署名が施されるサービスです。

クラウドサイン 公式サイトより引用

簡単に言うとCloudsign(クラウドサイン)は、契約をクラウド上で行えるサービスです。

  1. 契約内容を契約書に落とし込む
  2. 内容確認、双方合意
  3. 契約締結
  4. 書類発送

契約の業務は、この手順です。
Cloudsign(クラウドサイン)は、3、4業務のサービスです。

上場企業の「弁護士ドットコム」が運営しています。
法的にもクリアされています。

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Cloudsign(クラウドサイン)が良い理由

Cloudsign(クラウドサイン)が良い理由の画像
クラウドサイン 公式サイトより

上は、クラウドサインの公式サイトにある画像です。
これもそうですが、私が思うCloudsign(クラウドサイン)が良い理由は2点です。

①コスト削減できる
②使い方が簡単

それぞれみていきます。

①コスト削減できる

  • 無料 印紙税
  • 無料 発送料

電子締結しますので、印紙税の添付が不要になります。
基本契約では、4,000円が双方にかかりますが、これが無料になります。

また、紙でのやりとりではないので、発送費用が不要になります。

②使い方が簡単

Cloudsign(クラウドサイン)は、3 STEPで完了します。
画面上に沿っていくだけで、迷う事はありません。

STEP 1 契約書の準備
クラウドサイン 公式サイト:STEP 1 の動作をgifでみる

STEP 2 取引先への確認依頼
クラウドサイン 公式サイト:STEP 2 の動作をgifでみる

STEP 3 取引先による押印
クラウドサイン 公式サイト:STEP 3 の動作をgifでみる

COMPLETE 契約作業の完了

Cloudsign(クラウドサイン)完了画面の画像
クラウドサイン 公式サイトより

これに加えて、セキュリティーレベル、データ保管の安全性も高いです。ブロックチェーン技術が導入されれば、より強固になりそうです。

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Cloudsign(クラウドサイン)の使い方(少人数経営の場合)

Cloudsign(クラウドサイン)の使い方(少人数経営の場合)をみていきます。

Freeプランを基本にする

Freeプランを使う事で、制限はあれど、無料にできます。
以前は、もっと多かったですが、今は月の発送件数が5件までになっています。

Cloudsign(クラウドサイン)料金表の画像
クラウドサイン 公式サイトより

5件以上なら、Standardプランにする必要があります。
年間コスト12万円になりますが、業務自体が、大量に締結する必要がある事になります。
人件費を考えると、それでも格安と言えるかも知れません。

向いている契約書の種類

Cloudsign(クラウドサイン)の活用で向いている契約書の種類をみます。

  • 受発注書のやりとり
  • 締結頻度の高い契約書 ex)秘密保持契約書(NDA)など
  • 入社書類

短期間のアルバイト増員時などにも、手軽に使えます。

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Cloudsign(クラウドサイン)活用でよくある質問(少人数経営の場合)

Cloudsign(クラウドサイン)活用でよくある質問(少人数経営の場合)をみていきます。

①相手が紙でないとダメな場合
②Freeプランの電子署名の有効期限が1年を過ぎた場合

それぞれみていきます。

①相手が紙でないとダメな場合

あなたは、Cloudsign(クラウドサイン)を使いたいと思っています。
けれど、相手は「紙の契約書」でないとダメな場合があります。

この場合は、Cloudsign(クラウドサイン)は使えません。
相手先の社内ルールに、あなたが関与することは不可能です。

あなた発信の契約書は、Cloudsign(クラウドサイン)で完了すると良いです。

②Freeプランの電子署名の有効期限が1年を過ぎた場合

※ フリープランでは、認定タイムスタンプは付与されず、電子署名の有効期間は1年となります。

クラウドサイン 公式サイトより引用

このような一文があります。
料金表の記載で言うと、電子署名にあたります。

Standardプラン以上にある、タイムスタンプを使うと10年間の長期署名も可能です。
けれど、Freeプランにはタイムスタンプ機能がありません。

契約書と考えると、長期契約もあります。
少人数経営の場合で、あまり需要がないと思われます。

こういう場合は以下のような方法の検討が必要かもしれません。

  • 自動更新にしない
  • 長くても、1年単位の契約にしておく
  • 再度、覚書などを締結する

新規契約なので、電子署名の有効期間が1年伸びていると同等の扱いになる。
という事です。
税理士さんに相談しましょう。

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まとめ

Cloudsign(クラウドサイン)まとめイメージ画像
クラウドサイン 公式サイトより

契約書の締結業務は、メンドクサイです。
メンドクサイが故に、ついつい契約書を締結しないで進行してしまう事もあります。

やっぱり、契約書は締結しておきましょう。
トラブル回避になります。

Cloudsign(クラウドサイン)を使うと、たったの数分で終わります。
相手が「紙の書類」を求めているなら、使えません。

あなた発信の契約書は、Cloudsign(クラウドサイン)で完了しましょう。

最後まで読んで頂きありがとうございました。

編集後記

同じジャンルのサービスでは、DocuSignHolmesというサービスもあります。今のところ、少人数経営では、Cloudsign(クラウドサイン)がとっつきやすく、コストパフォーマンスが良いです。はやく、契約書関係もデジタル化になると良いですね。

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コバタケ@BizHack

ラジオパーソナリティー・2030SDGs認定ファシリテーター|『少人数×経営×IT×デザイン』をテーマに情報発信中。2019年から話す仕事、書く仕事をメインに再構築しています。現在アラフォーで住処は関西です。ITコンサルと開発マネジメントが得意で、中小零細企業や個人事業主、起業する人へ「これからの在り方」をサポートしています。

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