※この記事は、1~5人までの少人数経営者向けです。
IT化すると、とても楽になると実感しているコバヤシ(@BizHack1)です。
IT化すると、多くのムダが省けます。
けれど、どこから手を付けていいのかわからないのが現状です。
今回は、少人数経営(1~5人)で、使えるIT化は管理業務から【即効性あり】を紹介します。
少人数経営で、使えるIT化は管理業務から
![少人数経営で、使えるIT化は管理業務からのイメージ画像](https://bizhack.net/wp-content/uploads/2019/10/infographic-2867656_1280-800x439.png)
少人数経営で、使えるIT化は管理業務からです。
少人数の経営をしているあなたは、ムダがキライです。
IT化すると、多くのムダが省けます。
なんとなくは、分かっています。
やろうとしますが、どこから手を付けていけばわかりません。
調べてもなんだか情報がありすぎて、どうしたらいいのかわからない
これは、お客さまと会話をすると、よく出てきます。
けれど、お話しを聞いていくと、そうではない事がほとんどです。
- 自分で調べる
- 情報がありすぎる
- 自分の知識ではよくわからない
- そんなに時間をかけていられない
おおよそこのプロセスになっています。
よくわかります。
「1.自分で調べる」ですが、営業など売上に関する事でIT化しようとしていませんか?
売上はもちろん大事です。
有形の商品なら、楽天やBASEに出店すれば良いです。
無形の商品なら、noteに出品すれば良いです。
これは、IT化ではなく、サービスを使っているという事です。
立地の良いお店に商品を卸しているイメージです。
IT化は、生産性はないけれど、必ず必要になる管理業務からになります。
コストは、自分でコントロールできる
![コストは、自分でコントロールできるのイメージ画像](https://bizhack.net/wp-content/uploads/2019/10/video-controller-336657_1280-800x533.jpg)
売上は、相手があるので、自分でコントロールできません。
管理業務はコストです。
コストは、自分でコントロールできます。
これは即効性があります。
今日やれば今日から効果がでます。
気を付ける事はこの2点です。
割り切る事が大事です。
少人数経営では、高額なIT化は不要
高額なサービスは不要です。
無料や月額数千円くらいのもので良いです。
業務に合う使えるIT化でないと意味がない
その業務で1、2個効率化できれば良いです。
その他の機能は無視しましょう。
私がやっている3つの業務の使えるIT化
サービスと、関連業務をまとめました。
基本はこの3つがあれば良いです。
G Suite × Chatwork × マネーフォワード クラウド
私の会社は、社長と奥さんと私の3人です。
とても小人数で、とてもシンプルにしています。
会議 経理 労務 管理業務はこれだけです。
G Suite(ジースイート)
![G SuiteTOP画面](https://bizhack.net/wp-content/uploads/2019/10/img_gsuite01-800x562.jpg)
会議 経理 労務
G Suite(ジースイート)は、Googleが提供しているビジネスツールです。
他にもたくさん機能がありますが、これだけ使えれば良いです。
全てGoogleのサーバーにデータがあります。
ネットさえつながれば、同じデータを共有できます。
![G Suite料金表画像](https://bizhack.net/wp-content/uploads/2019/10/img_gsuite02-800x362.jpg)
少人数経営では、Basicプランで良いです。
個人利用ならGmailのアカウントを取れば上のサービスは基本無料です。
ざっくり違いは、以下です。
責任がどこにあるのかだと考えましょう。
個人の責任 無料のGoogleサービスを使う
会社の責任 トラブルが起きる
こういう場合、会社は、管理していないので、対応が遅れます。
対外的に信用もなくなります。
1人会社では、個人=会社ですので、個人利用でも良いです。
Chatwork(チャットワーク)
![ChatworkTOP画面](https://bizhack.net/wp-content/uploads/2019/10/img_chatwork01-800x467.jpg)
会議 経理 労務
Chatwork(チャットワーク)は、Chatwork株式会社が提供しているビジネスツールです。
世界的に知名度があるのは、Slackです。
Slackは出来る事がとてもあり、Chatworkはとてもシンプルです。
使ったことが無い人でも聞いてすぐ使えるのが、Chatworkです。
グループが作れるので、お客さんを含めた関係者だけのチャットがすぐにつくれます。
ITスキルに依存しません。
![Chatwork料金表画像](https://bizhack.net/wp-content/uploads/2019/10/img_chatwork02-800x380.jpg)
無料は14グループの制限があります。
使っていくと、すぐに上限になります。
初めは無料で利用し、上限になれば、有料にすると良いです。
マネーフォワード クラウド
![マネーフォワード クラウドTOP画面](https://bizhack.net/wp-content/uploads/2019/10/img_mf01-800x489.jpg)
経理 労務
マネーフォワード クラウドは、株式会社マネーフォワードが提供しているビジネスツールです。
これらの機能が使えます。
今は5つのサービスで1個のパッケージに統合されています。
競合は、freeeです。
freeeでもよいですが、簿記ベースになっているマネーフォワード クラウドの方が理解しやすいです。
![マネーフォワード クラウド料金表(法人プラン)画像](https://bizhack.net/wp-content/uploads/2019/10/img_mf02-800x364.jpg)
![マネーフォワード クラウド料金表(個人プラン)画像](https://bizhack.net/wp-content/uploads/2019/10/img_mf03-800x346.jpg)
無料でも使えますが、仕訳制限などがあり、無料で使い続けるのは、お勧めできません。
少人数経営なら一番下のプランで有料化するのが良いです。
5名までなら基本料金内ですが、それ以上は従量課金になります。
料金シミュレーションがあるので、確認してみてください。
その他サービス
まずは、先の3つを導入してから取り掛かりましょう。
会議 Messenge(メッセンジャー)
軽いチャットに使えます。外部コミュニティーで利用している事も多く、普及率は高いです。
会議 Skype(スカイプ)
ネットミーティングに使えます。普及率は高いですが、動作は重いです。
会議 Zoom(ズーム)
ネットミーティングに使えます。Skypeを猛追しています。動作は軽いです。
経理 Cloudsign(クラウドサイン)
ネット上で契約締結に使えます。収入印紙不要ですが、大手相手だと電子締結NGも多いです。
労務 SmartHR(スマートエイチアール)
年末調整に使えます。人事労務に特化しています。
経理 マネーフォワード ME
役員借入金も管理に使えます。家計簿アプリなので、個人のお金管理ができます。
経理 労務 e-Gov
申請や届出などの行政手続に使えます。最初の設定が出来れば、かなり楽になります。
経理 e-Tax
国税の手続きに使えます。最初の設定が出来れば、かなり楽になります。
経理 eLTAX
地方税の手続きに使えます。最初の設定が出来れば、かなり楽になります。
経理 登記ねっと 供託ねっと
登記事項証明書の購入に使えます。登記・供託オンライン申請システムです。
経理 請求業務クラウドサポート
フリーランスから請求書回収に使えます。中身はマネーフォワード クラウド請求書の機能限定版です。
少人数経営で、IT化するときの選ぶ基準
![少人数経営で、IT化するときの選ぶ基準のイメージ画像](https://bizhack.net/wp-content/uploads/2019/10/avatar-3127928_1280-800x238.jpg)
その分野の業界1、2位を選ぶ基準にします。
ネットでは、新しいサービスが、どんどんでてきます。
サービス停止や、急な規約改定も日常茶飯事です。
その分野の業界1、2位だと、比較的、安定しているので、少し安心です。
キケンが多いので、サービスに依存してはダメです。
すぐにサービスを変えるくらいでちょうどいいです。
私の場合は、ほぼ年契約をしません。
来月からでも別のサービスに変えられるようにしています。
まとめ
少人数経営で、使えるITにしていくには、管理業務からやりましょう。
管理業務はコストです。
コストは、自分でコントロールできます。
これは即効性があります。
今日やれば今日から効果がでます。
- 少人数経営では、高額なIT化は不要
- 業務に合う使えるIT化でないと意味がない
これを考え方にいれましょう。
G Suite × Chatwork × マネーフォワード クラウド
この3つがあれば、管理業務はIT化出来ています。
1人あたりで料金がかかるものは、本当に必要な人だけを有料化することも検討しましょう。
こうすることでコストを抑える事ができます。
少人数経営で、使えるIT化は管理業務からです。
最後まで読んで頂きありがとうございました。
少人数経営をされている方で、会計サービスなどは、IT化されている事は多いです。オフコンやパッケージ型のソフトと使用していたり、複数の事業を別法人でもっている場合、バラバラで使用している事も多々あります。管理業務は生産がなく後手になりがちです。一度見直しするだけで効率化が図れます。検討してみてください!