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少人数経営(1~5人)で、使えるIT化は管理業務から【即効性あり】

ITを利用する
この記事は約8分で読めます。

※この記事は、1~5人までの少人数経営者向けです。
IT化すると、とても楽になると実感しているコバヤシ(@BizHack1)です。

IT化すると、多くのムダが省けます。
けれど、どこから手を付けていいのかわからないのが現状です。

今回は、少人数経営(1~5人)で、使えるIT化は管理業務から【即効性あり】を紹介します。

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少人数経営で、使えるIT化は管理業務から

少人数経営で、使えるIT化は管理業務からのイメージ画像

少人数経営で、使えるIT化は管理業務からです。

少人数の経営をしているあなたは、ムダがキライです。
IT化すると、多くのムダが省けます。

なんとなくは、分かっています。
やろうとしますが、どこから手を付けていけばわかりません。

調べてもなんだか情報がありすぎて、どうしたらいいのかわからない

これは、お客さまと会話をすると、よく出てきます。
けれど、お話しを聞いていくと、そうではない事がほとんどです。

  1. 自分で調べる
  2. 情報がありすぎる
  3. 自分の知識ではよくわからない
  4. そんなに時間をかけていられない

おおよそこのプロセスになっています。
よくわかります。

「1.自分で調べる」ですが、営業など売上に関する事でIT化しようとしていませんか?
売上はもちろん大事です。

有形の商品なら、楽天BASEに出店すれば良いです。
無形の商品なら、noteに出品すれば良いです。

これは、IT化ではなく、サービスを使っているという事です。
立地の良いお店に商品を卸しているイメージです。

IT化は、生産性はないけれど、必ず必要になる管理業務からになります。

コストは、自分でコントロールできる

コストは、自分でコントロールできるのイメージ画像

売上は、相手があるので、自分でコントロールできません。
管理業務はコストです。
コストは、自分でコントロールできます。

これは即効性があります。
今日やれば今日から効果がでます。

気を付ける事はこの2点です。

  • 少人数経営では、高額なIT化は不要
  • 業務に合う使えるIT化でないと意味がない

割り切る事が大事です

少人数経営では、高額なIT化は不要

高額なサービスは不要です。
無料や月額数千円くらいのもので良いです。

業務に合う使えるIT化でないと意味がない

その業務で1、2個効率化できれば良いです。
その他の機能は無視しましょう。

私がやっている3つの業務の使えるIT化

サービスと、関連業務をまとめました。
基本はこの3つがあれば良いです。

G Suite × Chatwork × マネーフォワード クラウド

私の会社は、社長と奥さんと私の3人です。
とても小人数で、とてもシンプルにしています。

会議 経理 労務 管理業務はこれだけです。

G Suite(ジースイート)

G SuiteTOP画面
公式サイトより

会議 経理 労務

G Suite(ジースイート)は、Googleが提供しているビジネスツールです。

  • Googleドキュメント(=マイクロソフトのワード)
  • Googleスプレッドシート(=マイクロソフトのエクセル)
  • Gmail(メール)
  • Googleカレンダー
  • Googleドライブ(データを格納)

他にもたくさん機能がありますが、これだけ使えれば良いです。
全てGoogleのサーバーにデータがあります。
ネットさえつながれば、同じデータを共有できます。

G Suite料金表画像
公式サイトより

少人数経営では、Basicプランで良いです。

個人利用ならGmailのアカウントを取れば上のサービスは基本無料です。
ざっくり違いは、以下です。

  • 無料のGoogleサービスは、1アカウント毎に独立(個人の責任)
  • G Suiteは、ドメイン単位(会社の責任)

責任がどこにあるのかだと考えましょう。

個人の責任 無料のGoogleサービスを使う
会社の責任 トラブルが起きる

こういう場合、会社は、管理していないので、対応が遅れます。
対外的に信用もなくなります。

1人会社では、個人=会社ですので、個人利用でも良いです。

Chatwork(チャットワーク)

ChatworkTOP画面
公式サイトより

会議 経理 労務

Chatwork(チャットワーク)は、Chatwork株式会社が提供しているビジネスツールです。

世界的に知名度があるのは、Slackです。
Slackは出来る事がとてもあり、Chatworkはとてもシンプルです。

使ったことが無い人でも聞いてすぐ使えるのが、Chatworkです。
グループが作れるので、お客さんを含めた関係者だけのチャットがすぐにつくれます。
ITスキルに依存しません。

Chatwork料金表画像
公式サイトより

無料は14グループの制限があります。
使っていくと、すぐに上限になります。
初めは無料で利用し、上限になれば、有料にすると良いです。

マネーフォワード クラウド

マネーフォワード クラウドTOP画面
公式サイトより

経理 労務

https://biz.moneyforward.com/マネーフォワード クラウドは、株式会社マネーフォワードが提供しているビジネスツールです。

  • マネーフォワード クラウド会計(法人)
    マネーフォワード クラウド確定申告(個人)
  • マネーフォワード クラウド請求書
  • マネーフォワード クラウド経費
  • マネーフォワード クラウド給与
  • マネーフォワード クラウドマイナンバー

これらの機能が使えます。
今は5つのサービスで1個のパッケージに統合されています。

競合は、freeeです。
freeeでもよいですが、簿記ベースになっているマネーフォワード クラウドの方が理解しやすいです。

マネーフォワード クラウド料金表(法人プラン)画像
法人プラン 公式サイトより
マネーフォワード クラウド料金表(個人プラン)画像
個人プラン 公式サイトより

無料でも使えますが、仕訳制限などがあり、無料で使い続けるのは、お勧めできません。
少人数経営なら一番下のプランで有料化するのが良いです。

5名までなら基本料金内ですが、それ以上は従量課金になります。
料金シミュレーションがあるので、確認してみてください。

その他サービス

まずは、先の3つを導入してから取り掛かりましょう。

会議 Messenge(メッセンジャー)
軽いチャットに使えます。外部コミュニティーで利用している事も多く、普及率は高いです。

会議 Skype(スカイプ)
ネットミーティングに使えます。普及率は高いですが、動作は重いです。

会議 Zoom(ズーム)
ネットミーティングに使えます。Skypeを猛追しています。動作は軽いです。

経理 Cloudsign(クラウドサイン)
ネット上で契約締結に使えます。収入印紙不要ですが、大手相手だと電子締結NGも多いです。

労務 SmartHR(スマートエイチアール)
年末調整に使えます。人事労務に特化しています。

経理 マネーフォワード ME
役員借入金も管理に使えます。家計簿アプリなので、個人のお金管理ができます。

経理 労務 e-Gov
申請や届出などの行政手続に使えます。最初の設定が出来れば、かなり楽になります。

経理 e-Tax
国税の手続きに使えます。最初の設定が出来れば、かなり楽になります。

経理 eLTAX
地方税の手続きに使えます。最初の設定が出来れば、かなり楽になります。

経理 登記ねっと 供託ねっと
登記事項証明書の購入に使えます。登記・供託オンライン申請システムです。

経理 請求業務クラウドサポート
フリーランスから請求書回収に使えます。中身はマネーフォワード クラウド請求書の機能限定版です。

少人数経営で、IT化するときの選ぶ基準

少人数経営で、IT化するときの選ぶ基準のイメージ画像

その分野の業界1、2位を選ぶ基準にします。

ネットでは、新しいサービスが、どんどんでてきます。
サービス停止や、急な規約改定も日常茶飯事です。

その分野の業界1、2位だと、比較的、安定しているので、少し安心です。

キケンが多いので、サービスに依存してはダメです。
すぐにサービスを変えるくらいでちょうどいいです。

私の場合は、ほぼ年契約をしません。
来月からでも別のサービスに変えられるようにしています。

まとめ

少人数経営で、使えるITにしていくには、管理業務からやりましょう。
管理業務はコストです。
コストは、自分でコントロールできます。

これは即効性があります。
今日やれば今日から効果がでます。

  • 少人数経営では、高額なIT化は不要
  • 業務に合う使えるIT化でないと意味がない

これを考え方にいれましょう。

G Suite × Chatwork × マネーフォワード クラウド

この3つがあれば、管理業務はIT化出来ています。

1人あたりで料金がかかるものは、本当に必要な人だけを有料化することも検討しましょう。
こうすることでコストを抑える事ができます。

少人数経営で、使えるIT化は管理業務からです。

最後まで読んで頂きありがとうございました。

編集後記

少人数経営をされている方で、会計サービスなどは、IT化されている事は多いです。オフコンやパッケージ型のソフトと使用していたり、複数の事業を別法人でもっている場合、バラバラで使用している事も多々あります。管理業務は生産がなく後手になりがちです。一度見直しするだけで効率化が図れます。検討してみてください!

コバヤシ タケシ

ラジオパーソナリティー/SDGs認定ファシリテーター/元デザイナー/元会社経営/『少人数×経営×IT×デザイン』をテーマに情報発信/2019年から話す仕事、書く仕事をメインに再構築/アラフォー/住処は関西/ITコンサルと開発マネジメントが得意/起業する人や年商1億までの経営者の方、ラジオゲストに出てください!

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